E-Tendering

E-Tendering wordt gebruikt voor een nadere selectie van leveranciers (van een long list, mogelijk verkregen door middel van e-sourcing). Nadat alle gespecificieerde leveranciers een RFI / RFP hebben ontvangen, wordt op grond van de elektronisch door de leveranciers aangereikte informatie en/of offertes een short list samengesteld op grond van selectie- en gunningscriteria.

Na het proces van e-tendering kan vervolgens met de leveranciers onderhandeld worden of tot een e-reverse auction worden overgegaan.

E-Tendering richt zich op de volgende activiteiten:

Het ontwikkelen van een RFI/ RFP
De eerste activiteit die met behulp van het e-tendering systeem kan worden uitgevoerd is het ontwikkelen van een RFI/ RFP voor de aanbesteding. Allerlei onderwerpen worden systematisch doorlopen en vervolgens als alles is ingevuld is de RFI/ RFP gereed om te verzenden of om te downloaden (voor leveranciers). Het RFI/ RFP is in veel gevallen erg gedetailleerd en bevat vaak een template invulformulier om in de latere fasen het geautomatiseerd beoordelen van de offertes te vereenvoudigen.

Het vastleggen van selectie- en gunningscriteria
Deze criteria bestaan uit twee groepen. De knock-out criteria zijn criteria waaraan een leverancier moet voldoen om verder te worden beoordeeld. De overige beoordelingscriteria zijn criteria die vooraf zijn voorzien van een wegingsfactor waar de leverancier punten mee kan verdienen.

Het versturen van de RFI/ RFP naar de geselecteerde leveranciers
Dit kan op verschillende manieren. Er kan op grond van een long list, een RFI/ RFP naar alle gespecificeerde leveranciers worden gestuurd. Ook kan een grote groep leveranciers op de hoogte worden gebracht van de aanbesteding, waarna zij het RFI/ RFP bij de inkopende organisatie kunnen opvragen.

Het ontvangen van responses van de leveranciers
Als er additionele vragen zijn van de levernaciers dan kan het e-tendering systeem er in voorzien dat de vragen en antwoorden goed worden vastgelegd. Het systeem ziet er op toe dat de vragen en antwoorden gelijktijdig aan alle leveranciers worden gecommuniceerd. Vervolgens kunnen de leveranciers hun informatie/ offertes electronisch aanleveren.

Het beoordelen van de informatie / offertes
Nadat de offertes en de informatie zijn opgeleverd gaat het e-tendering systeem na of alle verplichte onderdelen aanwezig zijn en hoe bepaalde antwoorden zich verhouden tot wat geëist of gewenst is. Deze uitkomst resulteert uiteindelijk in het onderhandelen met één of eventueel meer leveranciers.

Downloads bij dit artikel

	e-tendering in de Vlaamse overheid Bron: Bestuurszaken\| Publicatiedatum: maart 2010
	PPT Informatiesessie e-Tendering Bron: Federale Dienst e-Procurement \| Publicatiedatum: april 2010
	e-Tendering kent veel mitsen en maren Bron: Supply Chain Magazine \| Publicatiedatum: februari 2006

Te Verwachten Effect

Met e-tendering worden verschillende effecten bereikt. De belangrijkste effecten zijn:

Verhoogde efficiëntie
Doordat de aanbesteding elektronisch met een e-tendering systeem wordt uitgevoerd, wordt tijd bespaard. Onder andere doordat er allerlei templates in het e-tendering systeem zitten, en de beoordeling door het e-tendering systeem wordt uitgevoerd. Tevens zorgt het e-tendering systeem voor minder papierwerk voor de inkopers. Ook zal er in veel gevallen minder contact zijn tussen de inkopende organisatie en de leveranciers wat ook leidt tot een hogere efficiëntie.

Verhoogde objectiviteit
Het grootste gedeelte van de interactie (zo niet alle) met de leveranciers gebeurt elektronisch, alle leverancier beschikken gelijktijdig over dezelfde informatie. Er is weinig kans dat de ene leverancier meer te horen krijgt dan de ander, hierdoor wordt de aanbesteding aanzienlijk objectiever. Tevens worden alle leveranciers op eenzelfde, van te voren gestandaardiseerde, manier beoordeeld. Hierdoor is de aanbesteding objectiever.

Verlaging van het aantal fouten
Gedurende het gehele proces wordt één enkel (e-tendering) systeem gebruikt, hierdoor is de kans op type fouten veel kleiner/ niet aanwezig. Tevens zorgt het systeem er voor dat de aanbesteding procedureel correct verloopt.

Verbeterde informatievoorziening
Door het e-tendering systeem wordt informatie van leveranciers overzichtelijk en uniform gepresenteerd, waardoor een betere beoordeling gemaakt wordt. De aanbesteding wordt netjes gedocumenteerd door het systeem, waardoor er aan het einde een weloverwogen besluit wordt genomen en er een helder dossier is.

Professionelere inkoop
E-tendering dwingt de inkopende organisatie om van tevoren goed na te denken over de selectie- en gunningscriteria die worden gehanteerd.

Voorwaarden

Aan het juist implementeren van E-Tendering zijn een aantal voorwaarden.

Overzichtelijk beleid
Niet enkel bij Inkoop zullen contracten worden afgesloten, maar ook op bijvoorbeeld de afdelingen P&O en ICT. In het inkoopbeleid moet duidelijk omschreven zijn welke aanbestedingen wel en welke aanbestedingen niet via het E-Tendering System mogen verlopen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij complexe en risicovolle aanbestedingen, die met veel zorgvuldigheid moeten worden uitgevoerd.

Bereidwilligheid leveranciers
Van leveranciers wordt verwacht dat zij op electronische wijze zaken willen doen met de organisatie. Zowel het aanvragen van informatie, als het stellen van vragen zal electronisch moeten worden gedaan. Hiervoor is bereidwilligheid van de leverancier nodig. Tevens kan het nodig zijn dat leveranciers getraind moeten worden in E-Tendering.