E-Sourcing
E-sourcing wordt gebruikt om organisaties te helpen bij de oriëntatie-fase tijdens het inkoopproces. Het kan hulp bieden bij het identificeren van nieuwe leveranciers, producten en/of diensten via internet-technologie.
E-Sourcing kan in twee verschillende situaties worden ingezet
- als er vanuit een toekomstige behoefte het inkoopproces wordt opgestart
- als er vanuit een operationele behoefte het inkoopproces wordt opgestart
Vanuit een toekomstige behoefte
Hierbij wordt e-sourcing voornamelijk gebruikt voor het verkennen van mogelijkheden van de leveranciers, om vervolgens een long list van levanciers vast te stellen die voldoen aan de eisen.
Vanuit een operationele behoefte
Bij operationele behoeftes voor producten en diensten die bij herhaling worden besteld, is hoogstwaarschijnlijk een raam- of afroepcontract afgesloten.
Bij operationale behoeftes voor producten en diesten die eenmalig of sporadisch worden aangeschaft, maar wel een aanzienlijke financiële impact hebben (zoals gebouwen, servers, enz.) zijn er vaak leveranciers waarmee een op product- of dienst toegepast contract is gesloten.
Gaat het echter om producten en diensten met beperkte financiële impact, die eenmalig worden besteld, dan komt e-sourcing om de hoek kijken. In deze situatie wordt e-sourcing ingezet om een leverancier en een product/dienst te vinden die aansluit bij de operationele behoefte.
Sourcing Catalog Systems
Om e-sourcing toe te passen worden één of meerdere sourcing catalog systems gebruikt. Dit is een catalogus-systeem dat, in de meeste gevallen, bij een andere organisatie wordt aangeschaft dan de inkopende organisatie zelf. Deze aanbiedende organisatie biedt de inkopende organisatie om, vaak via een website, gebruik te maken van het sourcing catalog system.
Het sourcing catalog system is een catalogus met daarin zoveel mogelijk leveranciers, producten, diensten en de standaardprijzen voor deze producten en diensten.
In deze catalog systems kan meestal op meerdere manieren worden gezocht. De meest voorkomende is op trefwoord of door middel van een categoriestructuur, waarbij door het navigeren door subcategoriën de bijbehorende producten en leveranciers worden gevonden.
Er zijn tegenwoordig steeds meer (gratis) online e-sourcing internetpagina's te vinden. Kijk bij de links voor meer informatie.
Downloads bij dit artikel
 |
|
Professionalisering van not-for-resale bij Ahold
Te Verwachten Effect
Zoals eerder gezegd kan e-sourcing vanuit twee situaties worden ingezet:
Effecten bij een operationele behoefte
- Verhoogde efficientie
Door e-sourcing te gebruiken in situaties waarbij nog geen geschikt contract/leverancier aanwezig of bekend is, kan sneller een product, leverancier of dienst worden gevonden. Dit hangt voor een gedeelte af van het feit welke contracten bekend zijn bij de werknemer en of deze behoeften in deze contracten worden ondervangen. - Verhoogde interne klanttevredenheid
Doordat interne klanten met behulp van e-sourcing sneller en beter leveranciers, producten en diensten kunnen worden geïdentificeerd. - Lagere inkoopprijs
Doordat er meer aanbod en beschikbaarheid is, kan veelal een lagere inkoopprijs worden verkregen.
Effecten bij een toekomstige behoefte
Naast de bovengenoemde effecten kunnen er nog meer effecten optreden in deze situatie.
- Verhoogde kwaliteit van de specificatie van de producten/diensten
Doordat meerdere leveranciers worden geraadpleegd ontstaat een completer beeld van de actuele leveranciersmarkt. Hierdoor ontstaat een betere specificatie van de producten/diensten - Verhoogde competitie (concurrentie) en meer transparantie
Doordat buiten de 'huidige' leveranciers-lijst wordt gekeken wordt de blik verbreed en zullen ook nieuwe leveranciers worden benaderd. Dit kan leiden tot meer competitie onder de leveranciers, wat kan leiden tot een lagere inkoopprijs (zie hierboven). - Professionele inkoopfunctie
Door het inkoopproces om een gestandardiseerde, efficiente manier te doorlopen krijgen leveranciers een professioneel beeld van de organisatie en zal de leverancier zich ook professioneler jegens de inkopende organisatie op stellen.
Voorwaarden
E-Sourcing is een eenvoudig te implementeren vorm van e-procurement, aangezien e-sourcing niets (tot zeer weinig) kost. Tevens wordt er (meestal) geen verbintenis aangegaan, waardoor er ook eenvoudig gestopt kan worden met e-sourcing, als het geen voordelen oplevert.
E-sourcing wordt door meer dan 80% van de bedrijven ingezet. Er zijn echter enkele voorwaarden waar aan gedacht moet worden.
Catalog Systems
De meeste catalog systems zijn vrij toegankelijk via het Internet. Dit is dus meestal ook het enige wat een inkopende organisatie nodig heeft; toegang tot het Internet. Er dient een lijst van catalog systems beschikbaar te zijn, waar gebruik van kan worden gemaakt en waar nodig worden uitgebreid.
Behoefte aan een operational sourcer
Een operational sourcer is iemand die zich bezig houdt met e-sourcing. Binnen een organisatie is het niet aan te raden om iedereen zijn eigen catalog systems te laten gebruiken en een ieder zelf te laten zoeken. Hiervoor is een functionaris nodig die zich hiermee bezig houdt en het overzicht behoudt. Deze werknemer moet weten hoe e-sourcing moet worden toegepast. Dit kan door middel van training in enkele catalog systems.
Mocht een organisatie er voor kiezen om meerdere mensen gebruik te laten maken voor e-sourcing, dan dienen er duidelijke procedures zijn waaraan een ieder zich moet houden. Dit om het risico van onbeheersbaarheid en lastig management in te perken.