E-Reverse Auctioning
E-Reverse Auctioning is het proces waarbij een inkopende organisatie een bepaalde behoefte aan producten en/ of diensten kenbaar maakt aan verschillende leveranciers. Deze leveranciers brengen tijdens een veiling via internettechnologie een bod uit om de behoefte in te vullen. De prijs is hierbij het belangrijkst. Deze kan afnemen (leveranciers bieden tegen elkaar op) of toenemen (de prijs is in aanvang laag en stijgt tot een leverancier de prijs accepteert).
De uitgangssituatie bij E-Reverse Auctioning is een zeer concreet Programma van Eisen, evenals de condities en voorwaarden van het te sluiten contract, waar niet meer over valt te onderhandelen. E-Reverse Auctioning kan er vervolgens voor zorgen dat het onderhandelen over voornamelijk de prijs in korte tijd kan gebeuren.
De leveranciers die uit de selectiefase zijn gekomen, krijgen een uitnodiging voor de E-Reverse Auction en krijgen tot het einde van de Auction de gelegenheid om te bieden. Tijdens de Auction zien leveranciers on line wat het beste bod op het moment is, maar meestal is niet te achterhalen van wie het bod is of wie de andere leveranciers zijn.
Tenslotte kan tijdens de afronding het contract met de 'winnende' leverancier nog verder worden uitgewerkt, als dit nodig blijkt. Vervolgens wordt getekend. Echter hoe geslotener het Programma van Eisen, hoe minder afronding wordt gevergd.
In E-Reverse Auctioning wordt meestal over de prijs geboden, echter kan het ook toegepast worden op andere (meestal kwantitatieve) aspecten, zoals het te leveren aantal, de levertijd, enzovoort.
Downloads bij dit artikel
 |
|
 |
|
|
|
|
|
|
|
E-auctions in de praktijk: ervaringen van leveranciers
Te Verwachten Effecten
Door gebruik te maken van E-Reverse Auctioning worden verschillende effecten bereikt. De belangrijkste zijn:
- Lagere inkoopprijzen
- Kortere doorlooptijd van (prijs-)onderhandelingen
- Verhoogde efficiëntie
- Verhoogde markttransparantie
- Meer competitie
- Meer leverancierwisselingen en een verstoorde relatie met leveranciers
- Professionelere inkoopfunctie
Lagere inkoopprijzen
In markten met een overschot/ overcapaciteit, is E-Reverse Auctioning een uitgelezen kans om lagere prijzen te bedingen. Leveranciers bieden tegen elkaar op en proberen op deze manier van hun overschot / overcapaciteit af te komen. Hierbij wordt vaak minder naar de kostprijs gekeken, aangezien deze reeds zijn uitgegeven in het overschot ('sunk costs'), maar eerder naar het variabele deel van de kostprijs. Verschillende onderzoeken tonen aan dat een besparing van 5% tot 20% zeer reeël is.
Kortere doorlooptijd van (prijs-)onderhandelingen
Normaliter kost het erg veel tijd om met verschillende leveranciers te onderhandelen over de prijs. De doorlooptijd, mede door de verschillende agenda's van alle leveranciers, is veelal lang. Met E-Reverse Auctioning kan binnen een vooraf gecommuniceerde, korte tijdsperiode de (prijs-)onderhandelingen plaats vinden.
Verhoogde efficiëntie
Uit het vorige effect vloeit onmiddelijk verhoogde efficiëntie voort. Doordat er niet met meerdere leveranciers (vaak) meerdere keren wordt gesproken, maar eenmaal een paar uur voor alle leveranciers tegelijk, levert dit een verhoogde efficiëntie op. Het argument dat een E-Reverse Auctioning veel voorbereidingstijd kost gaat niet op, aangezien fysieke onderhandeling ook een grondige voorbereiding nodig heeft.
Verhoogde markttransparantie
Doordat alle leveranciers tijdens een E-Reverse Auctioning de beschikking hebben over dezelfde informatie van de inkopende organisatie en het huidige laagste bod van de Auction, ontstaat er een transparantere markt.
Meer competitie
Door een E-Reverse Auction kan de competitie onder leveranciers sterk toenemen. Soms is alleen al de aanwezigheid van andere leveranciers een reden om een lager bod uit te brengen. Sommige leveranciers kiezen er ook voor om op korte termijn een verlies te nemen in ruil voor een groter marktaandeel of een hogere omzet.
Meer leverancierwisselingen en een verstoorde relatie met leveranciers
Bij gebruik van E-Reverse Auctioning is er een grotere kans dat er van leverancier gewisseld wordt, omdat de leverancier die het laagst biedt (meestal) het beste uit de bus komt. Dit kan leveranciersrelaties verstoren en het kan er voor zorgen dat relaties veel moeilijker worden opgebouwd, aangezien er weinig zekerheid is. Tevens kunnen leveranciers het uitspelen van leveranciers tegen elkaar als onethisch ervaren.
Professionelere inkoopfunctie
Door gebruik te maken van E-Reverse Auctioning ontstaat het beeld bij leveranciers dat de inkopende organisatie eigentijdse middelen inzet om het inkoopproces te professionaliseren.
Voorwaarden
Het succesvol gebruik van E-Reverse Auctioning is aan enkele voorwaarden verbonden. De belangrijkste worden hier besproken.
De leveranciers
De leveranciers moeten bereid zijn om mee te doen aan een E-Reverse Auction en zich kunnen binden aan de uitkomsten hiervan. Hoe meer afhankelijk een leverancier is van de inkopende organisatie, hoe groter de macht is van de inkopende organisatie om een leverancier te bewegen hieraan mee te doen. Doordat de condities en voorwaarden van tevoren zijn vastgelegd, waarbij de risico's voor de inkopende organisatie meestal geminimaliseerd worden, zijn deze vaak voor kleinere leveranciers lastiger te accepteren.
Het proces
Als er een E-Reverse Auction wordt opgestart wordt er een procedure doorlopen om leveranciers te mobiliseren en te informeren. Dit kan eventueel een training van leveranciers in E-Reverse Auctioning vergen.
Vervolgens wordt een E-Reverse Auctioning System ingericht;
- Het beschrijven van de E-Reverse Auction
- Het bepalen van het start- en eindtijdstip, het veilingtype, de munteenheid, enz.
- Het vastleggen van het minimale verschil tussen twee boden
- Het vastleggen van de wijze waarop de behoefte wordt ingevuld (door één of meerdere leveranciers)
- Het selecteren en inviteren van leveranciers
- Het opstarten, monitoren en beëindigen van de E-Reverse Auction.
Een organisatie kan zelf een E-Reverse Auction System aanschaffen of gebruik maken van een service provider.
De organisatie
Binnen de organisatie wordt ten eerste bepaald of E-Reverse Auctioning mag worden toegepast op grond van bijvoorbeeld het inkoopjaarplan.
Vervolgens dient een Programma van Eisen, condities en voorwaarden zijn vastgelegd. Deze wordt gecommuniceerd naar de leveranciers. Vervolgens wordt bovenstaand proces doorlopen.