E-Ordering
E-Ordering is het daadwerkelijk bestellen van producten en diensten door middel van internet-technologie. Werknemers binnen de organisatie kunnen met behulp van E-Ordering producten en diensten electronisch aanvragen, bekijken, bestellen en ontvangen via een ordering catalog system.
Nadat een werknemer zijn bestelaanvraag heeft gedaan, wordt deze (eventueel automatisch via goedkeuringsprocedures) goedgekeurd en omgezet in electronische bestellingen voor de leveranciers.
Het ordering catalog system bestaat uit drie belangrijke onderdelen:
- Geselecteerde (gecontracteerde) leveranciers
- Gekozen producten en diensten
- Contractprijzen
Deze onderdelen worden verkregen uit de diverse raam-, afroep en eenmalige contracten met leveranciers.
Het E-Ordering systeem zorgt vervolgens voor een extra laag om het catalog system voor onder andere
- Het selecteren van een product of dienst door middel van trefwoorden of een categorie-structuur
- Het vergelijken van producten of diensten
- Het customizen van producten of diensten (bijvoorbeeld specifieke gegevens op visitekaartjes)
- Het aanmaken, wijzigen en versturen van bestelaanvragen
- Het aanmaken, wijzigen en versturen van bestellingen
- Het bewaken van bestellingen
- Het registreren van ontvangsten
- Het ondersteunen van het facturerings- en betalingsverkeer
- Het genereren van managementinformatie
Downloads bij dit artikel
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
e-Facturen voor accountants en administratiekantoren
Te Verwachten Effect
Door het toepassen van E-Ordering worden er meerdere effecten bereikt. De belangrijkste zijn de volgende:
- Verhoogde efficiëntie
- Kortere doorlooptijden
- Lagere voorraadkosten
- Lagere inkoopprijs
- Betere informatievoorziening
- Beter management van het inkoopvolume
- Decentralisatie van het inkoopproces
- Minder fouten
Verhoogde efficiëntie Doordat aanvragen en goedkeuringen geautomatiseerd verlopen kost het aanzienlijk minder tijd om het proces te doorlopen. De papieren, die eerder door het hele bedrijf heen moesten, komen nu digitaal, op de juiste plek terecht. Tevens zijn facturen die horen bij een bestelling eenvoudiger te koppelen.
Kortere doorlooptijden
Voornamelijk de doorlooptijd van behoefte naar bestelling en het proces van factuurontvangst tot betaling worden sneller doorlopen door E-Ordering. Deze kortere doorlooptijden leveren tevens meer flexibiliteit op.
Lagere voorraadkosten
Dit voordeel hangt samen met kortere doorlooptijden. Doordat de doorlooptijd verkort wordt, hoeft een bedrijf minder voorraad aan te houden. Lagere voorraden leiden automatisch tot lagere voorraadkosten.
Lagere inkoopprijs
Doordat een e-ordering catalog system voorziet in een nette manier om afgesloten contracten richting de medewerkers te communiceren wordt er minder snel gebruik gemaakt van Maverick Buying. Hierdoor lopen meer bestellingen via de contracten, die tezamen leiden tot een lagere inkoopprijs. Door gebruik te maken van een e-ordering catalog system is het voor medewerkers van de inkopende organisatie eenvoudiger om een contract/leverancier te vinden, dan wanneer zij zelf op zoek gaan.
Betere informatievoorziening
Op het niveau van bestellingen is er betere informatie beschikbaar over wat de status is van een bestelaanvraag of een bestelling. Deze is te allen tijde direct in te zien.
Een ander aspect aan dit effect is dat er eenvoudigere analyses worden gemaakt over alle bestellingen van het afgelopen jaar die zijn vastgelegd in het E-Ordering Catalog System.
Beter management van het gehele inkoopvolume
Door het operationele inkoopproces te ondersteunen met een E-Ordering Catalog System wordt bijgedragen aan een beter management van het gehele inkoopvolume. Er wordt voor het aanschaffen van primaire producten en diensten in veel organisaties al gebruik gemaakt van een ERP-systeem. Door het catalog system te integreren met het ERP-systeem ontstaat één systeem ter ondersteuningen van het inkoopproces. Hiermee heeft een organisatie vervolgens meer zicht in- en grip op haar volledige inkoopvolume.
Decentralisatie van het inkoopproces
Doordat een E-Ordering systeem een eenvoudige en gebruiksvriendelijke user-interface heeft zijn medewerkers van de inkopende organisatie zelf in staat bestelaanvragen te doen en te bewaken. Hiermeer wordt de afdeling Inkoop minder belast met aanvragen, bestellingen en navragingen. Het resultaat: de afdeling Inkoop kan meer tijd besteden aan het tactische inkoopproces, wat weer meer profijt zal opleveren.
Minder fouten
Door de digitalisering van het proces neemt de kans op fouten sterk af. Er worden geen overschrijffouten meer gemaakt, aanvragen raken niet zoek en alles wordt gearchiveerd.
Voorwaarden
Om E-Ordering succesvol te implementeren zijn er enkele voorwaarden.
Organisatie
Ten eerste moet er duidelijk zijn welke medewerkers gebruik mogen maken van het E-Ordering Catalog System. Dit kan toegankelijk zijn voor alle medewerkers en/of enkel de medewerkers van de afdeling Inkoop en/of de secretaresses, enz. Een goede verdeling draagt bij aan de decentralisatie van het inkoopproces.
Vervolgens wordt duidelijk welke medewerkers/managers tekenbevoegd zijn om aanvragen goed te keuren. Medewerkers (eventueel de aanvragers zelf) worden aangewezen die de ontvangst van bestellingen registreert. Tot slot worden er medewerkers geauthoriseerd om managementinformatie uit het systeem op te vragen.