E-invoicing
Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP) is het proces waarbij bedrijven bij elkaar facturen aanbieden en betalen via internet. Het doel van een ‘EIPP’-oplossing is het reduceren van kosten door een verbeterde automatisering van routine administratieve processen binnen de financiële waardeketen.
Op hoofdlijnen bestaan er drie ICT en organisatorische mogelijkheden om de kosten van factuurafhandeling te reduceren:
Automatiseren van papieren facturen
Automatiseren van papieren facturen kan op drie manieren plaats vinden:
1. Workflow oplossing
Opbrengsten/voordelen van deze aanpak volgens leveranciers van Accounts Payable en workflow/content management oplossingen zijn:
- Efficiency binnen het Accounts Payable process;
- Effectiviteit en reduceren van kosten door reductie van doorlooptijden, reductie van transactiekosten en reductie van kwijt geraakte documenten.
- Vergroten controle en doorzichtigheid van het proces.
Kosten/nadelen van deze aanpak zijn:
- Workflow applicaties zijn duur en vaak alleen geschikt voor bedrijven met grote hoeveelheden documentstromen.
- Workflowapplicaties zijn complex om te implementeren.
2. Gebruik van Travel & Expense Management (TEM) applicaties voor non-Purchase Orders
De term Travel & Expense Management applicaties staat synoniem voor applicaties die door Credit Card maatschappijen geleverd worden. Het betreft virtuele creditcardoplossingen om non-PO facturen te stroomlijnen. Met deze applicaties kunnen factuurontvangsten, het verzorgen van de benodigde goedkeuringsflows en de betaling van de factuur door de Credit Card Maatschappij verzorgd worden.
Opbrengsten/voordelen:
- Dezelfde voordelen als de workflow oplossing
- Goedkoop: de leverancier betaalt de fee aan de creditcard maatschappij.
- Eenvoudig te implementeren. Implementatie betreft het verstrekken van virtuele credit cards aan medewerkers en eventueel het inlezen van een uitgavenbestand in de general ledger van de grootboekapplicatie.
- Geschikt voor veel eenmalige aankopen/facturen. Veel leveranciers wordt één leverancier (de credit card maatschappij). Veel eenmalige aankopen zijn vanuit synergieperspectief inkooptechnisch niet interessant vanwege eenmalige karakter. Uitgangspunt is wel dat het veel lage aankoopbedragen betreft.
Kosten/nadelen:
- Alleen geschikt voor non-PO facturen. De systemen zijn in de basis niet geïntegreerd met inkooporderapplicaties, hoewel er wel maatschappijen zijn die deze integratie aanbieden.
3. Outsourcing van het Accounts Payable proces
De mogelijkheden en opbrengsten van een outsourcingstrategie zijn afhankelijk van een juist begrip van de volwassenheid van het eigen Accounts Payable proces en de investering die nodig is om dit proces te verbeteren.
Zie bijgaand volwassenheidsmodel van Gartner. Op basis van het model wordt een inschatting gegeven over te behalen besparingen.
Wanneer het eigen volwassenheidsniveau op niveau 3 of lager zit, dan zitten er veel procesmatige en kostenvoordelen aan het outsourcen van het accounts payable proces. Onderstaande kostenbesparingen worden gegeven:
Andere voordelen van het outsourcen van het accounts payable proces zijn:
- Toegang tot best practices; Het kan het accounts payable proces aanzienlijk verbeteren door de introductie van best practices om de effectiviteit van het proces te verbeteren door bijvoorbeeld beter inzicht in de leveranciersuitgaven, een versnelling van het factuurafhandelingsproces en het managen van het werkkapitaal.
- Lagere kosten; Het kan de kosten van het factuurafhandelingsproces reduceren, met name in de gevallen dat lage loonlanden gebruikt worden voor factuurafhandeling.
- Breed toepasbaar; Het concept is toepasbaar voor alle groten en typen bedrijven.
Uitdagingen bij het overstappen naar het outsourcen van het acounts payable proces:
- Het bedrijf kan qua bedrijfscultuur niet in staat zijn om alle ondersteuning vanuit het ICT-team of vanuit het Finance-team te organiseren.
- Het moet begrepen worden dat de leverancier niet alles alleen op kan lossen. Bij implementatie kunnen zich allerlei kostbare en tijdsintensieve vraagstukken voordoen, zoals de voorbereiding van beslissingsrechten.
- Organisaties moeten niet onderschatten hoe moeilijk het is om culturele procesaspecten te veranderen. Zoals het snel accorderen van facturen en het snel binnenboeken van goederen en diensten zodat de facturen aan de correcte inkooporder gekoppeld kunnen worden.
Genoemde kostenfactoren in het berekenen van financiële voordelen van uitbestedingstrategie betreffen:
- Eigen interne kosten: De kosten van de FTE’s in het accounts payable proces ( rekening houdend met de vaardigheden en taal-capaciteiten) en betrokken proceskosten zoals de kosten van het versturen en ontvangen van facturen.
- Outsourcing kosten: Transitie kosten, Advieskosten, Benchmarking fees, Investeringen in beveiliging van de betrokken systemen, Systeem en network integratiekosten, Remote access tools, Connectivity costs, Reiskosten om uitvoerende centra regelmatig te bezoeken, kosten van bewaking van gemaakte contractafspraken (deze kunnen in opstartfase wel 10% van totale kosten betreffen).
Belangrijk advies van Gartner is dat men eerst naar de mogelijkheden van reeds in huis zijnde applicaties moet kijken alvorens over te gaan tot selectie van nieuwe applicaties die het proces kunnen ondersteunen. Veel bestaande applicaties hebben mogelijkheden om papieren facturenstromen te automatiseren.
Elektronisch ontvangen van facturen
Wanneer facturen elektronisch ontvangen worden nemen de kosten van factuurverwerking af, omdat vrijwel alle handmatige activiteiten uit het factuurafhandelingsproces geëlimineerd worden. Er zijn veel manieren om elektronische factuurafhandeling te faciliteren:
1. Het leveranciersportaal
Het leveranciersportaal is een website in eigen beheer waar leveranciers hun facturen elektronisch aan kunnen bieden. Dit werkt wanneer er een beperkt aantal leveranciers voorhanden is en wanneer er één inkoopsysteem in gebruik is.
2. Inkoop Netwerk leveranciers
Inkoop Netwerk leveranciers zijn leveranciers die diensten, applicaties en multiprotocol integraties bieden als een gedeelde dienst voor meerdere inkopers en leveranciers. Geschikt voor organisaties die e-invoices van een groot aantal leveranciers willen en voor organisaties die één pijplijn willen voor samenwerking met leveranciers en meerdere inkoop applicaties van informatie willen voorzien.
Voordelen:
• Efficiency binnen het Accounts Payable process;
• Effectiviteit en het structureren van kosten door: Reductie van doorlooptijden, transactiekosten en kwijt geraakte documenten;
• Vergroten controle en doorzichtigheid van het ‘proces’;
• Weinig tot middelmatige implementatie- inspanning noodzakelijk.
Nadelen:
- Wanneer leverancier nog geen onderdeel uit maakt van het inkoopnetwerk, is het alleen geschikt voor organisaties met een grote inkoopkracht;
- Impact voor leverancier hoog;
- Gevolg is dat voor organisaties met een zwakke inkoopkracht alleen organisaties geschikt zijn die reeds een overlap hebben met het eigen leveranciersbestand.
3. Leveranciers e-invoicing Netwerken
Leveranciers e-invoicing Netwerken zijn organisaties die inkopers en leveranciers met elkaar verbinden via een derde partij die de afhandeling van facturen versnellen in een B-to-B benadering. De relatie met leverancier wordt ook door hun onderhouden. Het betreft hier het outsourcen van het administratieve inkoopproces. Ze leveren een potentieel voordeel in het reduceren van administratieve kosten en het beter managen van werkkapitaal.
Voorkomen van facturen
Het grote voordeel van voorkomen van facturen is dat de investering beperkt is, terwijl het direct tot een reductie van kosten van het Accounts Payable proces leidt. Methoden om facturen te voorkomen zijn:
1. Self-billing c.q. reversed billing
De inkopende partij betaalt op basis van de vastgestelde inkooporder. Er wordt door de leverancier geen factuur meer verstuurd. Randvoorwaarde is dat er een zekere mate van vertrouwen bestaat van de leverancier in de klant op een juiste en eerlijke registratie van de ontvangst, de betaling van de correcte prijs en een tijdige betaling. Vaak wordt in de praktijk vanuit inkoop eerst een factuur ter controle aan de leverancier verstuurd, waarna er betaald wordt.
2. P-card programma’s
P-card programma’s zijn geschikt voor bepaalde typen afspraken en moet overwogen worden als een van de elementen in een EIPP portfolio. Niet geschikt voor de kleinere aankoopvolumes vanwege de hogere transactiekostenfee die creditcard maatschappij rekent. P-cards worden vaak geaccepteerd door leveranciers die ook aan consumenten leveren omdat deze systemen gereed hebben om creditcard transacties te verwerken. Productcategorieën waarin P-cards vaak gebruik worden zijn kantoorartikelen, kantoormeubilair, vergaderruimtes, sportartikelen en business services.
Binnen P-cards bestaan twee mogelijkheden. In het ene geval functioneert het als order instrument binnen een e-Procurement oplossing. In het andere geval functioneert het als puur financieel tool na de matching.
Factoren die keuze voor juiste EIPP oplossing bepalen
Er zijn vier factoren die de keuze bepalen: De invloed op de bestaande systemen en processen; Technische en implementatie complexiteit; Invloed op leveranciers en te behalen voordelen. Zie onderstaand model:
Algemene opmerkingen bij model:
1. Implementie-inspanning Accounts Payable van ERP-systeem hoog omdat:
- Vaak meerdere AP –modules gebruikt worden;
- Een AP workflow voor gebruikers vaak moeilijk te doorgronden is.
2. Kwalificatie AP van Invoice Automation (point-solution)
- Vaak functionaliteit geavanceerder en eenvoudiger in gebruik dan ERP-oplossing;
- Handig wanneer er meerdere ERP-systemen parallel aan elkaar in gebruik zijn;
- Vanwege complexe ICT-oplossing wel behoorlijke implementatie-inspanning noodzakelijk;
- integratietraject noodzakelijk met bestaande systemen.
3. Kwalificatie TEM systemen
- Zijn systemen gericht op afhandeling werknemers uitgaven; kunnen ook gebruikt worden voor non-po facturen;
- Impact op leveranciers zeer gering. Werkwijze voor leverancier blijft hetzelfde;
- TEM-proces bestaat al bij bedrijf dus implementatie-inspanning is nihil.
4. Kwalificatie Leveranciersportals (supplier portals)
- Isverlengstuk van een e-Procurement oplossing;
- Vaak eenvoudig te implementeren, maar vaak ook extra licentiekosten noodzakelijk;
- Bij leverancier nog handmatige actie nodig om gegevens te downloaden in eigen systemen. Daarom zijn de voordelen van de EIPP systemen wat lager dan van meer geavanceerdere EIPP oplossingen;
- Wel weer handigheidje voor leveranciers als het systeem een purchase-order flip heeft. Dan kan leverancier namelijk op basis van de inkooporder zijn factuur maken.
5. Kwalificatie Procurement Networks
- Invloed op bestaande systemen is groot, omdat ze moeten integreren met de SaaS oplossing;
- De invloed op leveranciers is groot omdat ze bereid moeten zijn gebruik te willen maken van het SaaS platform;
- Er moeten verscheiden implementatie kosten en integratiekosten aan de SaaS leverancier betaald worden;
- Is alleen geschikt voor facturen waar een inkooporder tegenover staat.
6. Kwalificatie Supplier E-Invoicing Networks
- Technische impact laag omdat er slechts 1 integratie hoeft plaats te vinden;
- Wel behoorlijke invloed op leveranciers omdat zij bereid moeten zijn gebruik te willen maken van het e-invoicing network;
- Technologie kan zowel voor PO’s als non-PO’s gebruikt worden.
7. Kwalificatie ERS
- Veel invloed op de leverancier, omdat deze bereid moet zijn geen facturen meer te versturen;
- Eigen processen moeten ook aangepast worden;
- Wellicht moet nieuwe functionaliteit van bestaande systemen geïmplementeerd worden.
8. Kwalificatie Procurement Cards
- Eenvoudig te implementeren;
- Geen controle over betalingscondities, daarom alleen geschikt voor kleinere uitgaven;
- Bundelen van inkoopactiviteiten bij beperkt aantal leveranciers wordt enigszins ondermijnd door de aanpak.
Stappenplan bij e-Invoicing keuzes
1. Start met een analyse van de verschillende factuurstromen (gemiddeld factuurbedrag en aantal facturen per factuurbedrag. Maak hierin onderscheid in ‘PO- (Purchase Order)’ en ‘non PO-facturen’.
2. Ontwikkel samen met inkoop een strategie om facturen te verminderen of te voorkomen.Dit alternatief is namelijk vrijwel kosteloos en levert wel veel efficiencyvoordelen op. Denk hierbij aan:
- Een grotere introductie van het gebruik van verzamel- en/of maandfacturen;
- De introductie van reversed billing voor bijv. schoonmaak- en cateringfacturen;
- De introductie van P-cards.
3. Overweeg één van de volgende ict-oplossingen, geordend op basis van Total costs:
- P-cards voor non-PO facturen;
- Een uitbestedingstrategie via Supplier E-Invoicing networks;
- Systeemintegratie tussen bestaande systemen en een e-Invocing systeem.
Downloads bij dit artikel
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Besluit omzetbelasting administratieve en factureringsverplichtingen