Voordelen van e-Procurement
Er zijn tal van voordelen met e-Procurement te noemen, die het aantrekkelijk maken om het gebruik ervan te overwegen. Enkele voordelen zullen hier globaal besproken worden, namelijk:
- Efficiency
- Kostenreductie
- Transparantie
- Professionalisering van het inkoopproces
- Control
Bij de verdere uitwerking van de vormen van e-Procurement zal dieper worden ingegaan op de voordelen en te verwachten effecten.
Efficiency
Een oud gezegde in inkoopland luidt: "Een inkoper is 80% van de tijd bezig met 20% van de inkoopwaarde." Deze 20% bevindt zich voornamelijk binnen de inkoop van facilitaire goederen. Dit heeft de volgende redenen:
- Het aantal bestellers van dit type producten en diensten is groot
- Het aantal bestelregels met dit type producten en diensten is groot
- De waarde van dergelijke producten en diensten is vaak laag
- Assortimenten en prijzen binnen deze productgroepen veranderen relatief vaak
Een voorbeeld: binnen grote bedrijven vinden vele aanvragen voor printerpapier plaats. Deze moeten verwerkt en besteld worden, wat tijd met zich meebrengt. Vervolgens moet dit gecontroleerd worden en wordt veel tijd besteed aan het checken en tekenen van bonnetjes.
Idealiter zijn facilitaire inkopen veelal repeterende inkopen binnen vaste contracten. De bestellingen zijn niet complex, aangezien het product vastligt en slechts de hoeveelheden en randvoorwaarden veranderen. Dit levert voor inkopers een tijdrovend, vertragend, saai en kostbaar proces.
Door bestelaanvragen van dit type producten en diensten met e-Procurement te laten verlopen, kan een grote efficiency slag worden gemaakt. Een e-Procurementsysteem kan het takenpakket beperken en zal op die manier veel kunnen afhandelen voor de inkoper. Voorbeelden van taken die kunnen worden vervangen zijn het handmatig verwerken van de bestelaanvragen, het invoeren van de bestellingen, het bijhouden en beantwoorden van vragen over de status van lopende bestelaanvragen, afhandelen van ontvangsten en facturen. Daarnaast kan e-Procurement bijdragen aan het minimaliseren of zelfs afschaffen van voorraden, doordat bestellingen sneller afgehandeld kunnen worden en levertijd sterk kan worden bekort.
Kostenreductie
Een ander gezegde in de inkoopwereld is: "40% Van de inkopen verloopt niet via een contract en 60% van de contracten worden stilzwijgend verlengd." Door op tijd in te springen bij het verlopen of stilzwijgend verlengen van contracten wordt aanzienlijk bespaard. Ook kan er beter gebruik worden gemaakt van staffel- en collectieve kortingen.
Verder verloopt het bestelproces sneller en efficiënter, door minder tussenkomst van menselijk handelen en een verhoogde interne procescontrole. Er kan op deze manier eenvoudig van een betere onderhandelingspositie worden geprofiteerd, omdat alle bestellingen en afspraken meetbaar zijn geworden.
Transparantie
e-Procurement staat, mits goed ingevoerd, garant voor een meer transparant inkoopproces. Alle inkopen kunnen per rubricering worden vastgelegd, wat veel inzicht geeft in het bestelgedrag per afdeling en per medewerker. Zo kunnen bestellingen op artikelniveau, per locatie of per aanvrager getoond worden. Assortimentsoptimalisatie wordt hierdoor eenvoudig mogelijk.
Bij e-Tendering en e-Reverse auctioning kan het proces van selectie en toewijzing versnellen en beter inzichtelijk worden gemaakt. Door gebruik te maken van harde, objectieve, vooraf vastgestelde criteria in combinatie met toepassing van een openmarkt mechanisme, wordt er op een betrouwbare manier gezorgd voor de beste prijs.
Professionalisering van het inkoopproces
Zoals eerder genoemd wordt door de inkoopafdeling vaak veel tijd besteed aan slechts een klein gedeelte van de totale inkoopwaarde. Deze arbeidsintensieve taken op voornamelijk operationeel niveau, zijn uitermate geschikt voor automatisering. Door deze inkooptaken meer te decentraliseren naar de feitelijke eindgebruikers, boekt de centrale inkoopafdeling een efficiencywinst. Een groot deel van de operationele handelingen kan binnen de inkoopafdeling vervallen, waardoor tijd en aandacht kan worden geschonken aan tactische en strategische taken binnen het inkoopproces. Op deze manier ontstaat een nieuwe inkooporganisatie, waarin de strategie meer centraal wordt bepaald en bevoegdheden en verantwoordelijkheid meer decentraal komen te liggen.
Control
e-Procurement is een instrument om handen en voeten te geven aan de besturings- en beheersingfuncties binnen een inkoopafdeling. e-Procurement is te gebruiken om dienstverlening te verbeteren en processen te optimaliseren. Op elk van de gebieden in het inkoopproces worden met e-Procurement meer interne controle mogelijkheden ingebouwd.
Door elektronisch in te kopen zijn er tal van managementrapportages te genereren die eenvoudig inzicht kunnen geven in de bestedingen op het gebied van inkoop en daaruit te definiëren prestatie-indicatoren. Bijvoorbeeld welke producten worden vaak besteld, welke niet? Op basis van dergelijke informatie is de inkoper in staat om een nieuwe, betere contracten af te sluiten en vervolgens het aanbod in de leverancierscatalogi binnen het inkoopsysteem te vernieuwen.
Verder is het mogelijk om elke bestelaanvraag van begin tot eind te volgen met gebruik van eenvoudige systeemtransacties. Vanaf de bestelaanvraag worden met gebruik van een automatische workflow autorisatieniveaus ingebouwd, zodat de noodzaak om elke bestelorder afzonderlijk achteraf te controleren afneemt. Ook is hierdoor alles over het gehele bestelproces vastgelegd, van de aanvraag tot en met de factuurbetaling. Al deze informatie draagt bij aan het stroomlijnen van het gehele inkoopproces.
Ook het onderhoud van contracten kan worden vereenvoudigd. Elke bestelling wordt als afroep gekoppeld aan een contract. Dit zorgt ervoor dat het contract en de bijhorende contractcondities ook daadwerkelijk worden gebruikt. De organisatie kan bijvoorbeeld zelf vaststellen op welke staffelkortingen ze recht heeft. Hiervoor is ze niet langer afhankelijk van de informatie van leveranciers.