e-Procurement invoeren
Om een e-Procurement oplossing in te voeren bij een organisatie wordt een viertal fasen doorlopen:
- Definitie van een e-Procurement oplossing
- Bepaling van geschiktheid van de oplossing
- Implementatie van de gekozen oplossing
- Gebruik van de gekozen oplossing
Definitie van een e-Procurement oplossing
Om duidelijk voor ogen te krijgen wat de organisatie wil, zijn er verschillende functionaliteiten te onderscheiden binnen e-Procurement. Bijvoorbeeld functionaliteiten op het gebeid van: e-Sourcing, e-Tendering, e-Reverse Auctioning, e-Ordering, e-contract management, Purchasing Intelligence, Collaborative Product Commerce en Web-based ERP. Al deze vormen bieden verschillende functionaliteit, waardoor duidelijk een keuze gemaakt kan worden voor één of meerdere vormen van e-Procurement.
Bepaling van geschiktheid van de oplossing
Belangrijke stap is het bepalen van de meest geschikte vorm van de e-Procurement oplossing in de organisatie. Een manier om dit te doen is de EPOS-methode (e-Procurement Organisation Suitability). Hiermee kan iedere organisatie de geschiktheid van de e-Procurement-vormen bepalen.
Invoering van de gekozen oplossing
Na de bepaling van de geschiktheid (door bijvoorbeeld de EPOS-methode) wordt de gekozen vorm ingevoerd in de organisatie. Ten eerste wordt een invoeringsstrategie opgesteld. Hierbij wordt bekeken welke vormen van e-Procurement eventueel samen worden geclusterd (bijvoorbeeld een gezamenlijk e-tendering en e-reverse auctioning -cluster). Vervolgens wordt gekeken wanneer de clusters worden ingevoerd en welke uitgangspunten en randvoorwaarden hierbij gelden.
Zodra de strategie is bepaald wordt er doorgegaan met de volgende cyclus van fasen: specificatie, selectie, ontwikkeling en uiteindelijk beheer. In al deze fasen wordt er rekening gehouden met de volgende drie elementen, te weten: processen, organisatie en systemen.
Gebruik van de gekozen oplossing
Nadat de gekozen vorm is ingevoerd, wordt er gebruik gemaakt van de ingevoerde vorm, in de dagelijkse praktijk. Op termijn wordt dan bekeken of de verwachte effecten (kostenbesparing, tijdsbesparing, efficiëntie, enzovoort.) ook daadwerkelijk gerealiseerd zijn. Dit kan aan de hand van vooraf opgestelde prestatie-indicatoren.