Purchasing Intelligence
Purchasing Intelligence is het gebruik maken van internettechnologie bij het inkoop besturingsprocesen gericht op het behalen van inkoopdoelstellingen. Hierbij wordt gestuurd op de uitvoering van het inkoop transactieproces.
Purchasing Intelligence systemen bieden ondersteuning op de volgende vlakken:
- Het definiëren van prestatie-indicatoren
- Het vastleggen van streefwaarden
- Het verzamelen van data
- Het berekenen van de realisatiewaarden van de prestatie-indicatoren
- Het vergelijken van de streefwaarden van de prestatie-indicatoren
- Het adviseren van een actie op basis van een vergelijking
In feite worden bij Purchasing Intelligence gegevens geïnterpreteerd en omgezet in informatie, welke vervolgens worden vertaald naar acties. Door gebruik te maken van een Purchasing Intelligence systeem kunnen doelstellingen eenduidig, duidelijk en haalbaar worden geformuleerd. Aan de ene kant worden streefwaarden vastgelegd, aan de andere kant worden realisatiewaarden gemeten en in de gaten gehouden.
De gegevens uit het inkoop transactieproces dient als input voor de realisatiewaarden van de prestatie-indicatoren. Vervolgens kunnen op grond van deze cijfers en de streefwaarden verschillen worden aangegeven, waaruit dan concrete acties worden uitgevoerd. Deze cijfers worden bijvoorbeeld maandelijks weergegeven, zo kan men op tijd bijsturen in het inkoopproces.
Concreet bestaat Purchasing Intelligence uit vier fasen:
Prestatie-indicatorbepaling
In deze fase worden de prestatie-indicatoren vastgesteld. Deze geven aan wanneer een doelstelling is behaald. Dit kan door het vaststellen van streefwaarden en/of het vastleggen van concrete afspraken uit contracten. Zo kan bijvoorbeeld een leverancier een leverbetrouwbaarheid van 95% beloven. In het Purchasing Intelligence systeem wordt dit vastgelegd. Tevens moet per prestatie-indicator worden vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de indicator.
Dataverzameling
In de volgende fase gaat om het bepalen waar gegevens vandaan moet komen, hoe deze in het systeem komen en met welke frequentie dit gebeurt. Als gegevens uit verschillende systemen komen, kan het voorkomen dat er een harmoniseringsslag moet plaats vinden waarbij de gegevens alle in hetzelfde formaat worden omgezet.
Informatiegeneratie
Gedurende deze fase worden de realisatiewaarden berekend. Deze worden vervolgens vergeleken met de streefwaarden, wat leidt tot een serie van constateringen over de gegevens.
Sturing
Tijdens deze laatste fase worden de conclusies en waarden aan de eerste verantwoordelijken gerapporteerd. Deze kan hierna vervolgens acties bepalen en vastleggen. Sommige Purchasing Intelligence systemen kunnen zelf een aanbeveling tot sturing geven.
Downloads bij dit artikel
|
|
 10 valkuilen die effectiviteit van rapportages verlagenBron: Financieel management | Publicatiedatum: 2011 |
 |
|
 |
|
|
|
Te Verwachten Effect
Purchasing Intelligence leidt tot een aantal effecten. De belangrijkste effecten zijn de volgende.
- Eenduidige wijze van rapportage
- Betere besluitvorming
- Concurrentievoordeel
- Beter zicht op de realisatie van inkoopdoelstellingen
- Beter kennismanagement
Eenduidige wijze van rapportage
Informatie is op een eenduidige manier vastgelegd, bewerkt en weergegeven. Het werken met de gegevens en creëren van de analyses gebeurt op een voor de organisatie bekende wijze. Kennisoverdracht is zo eenvoudig en transparant.
Betere besluitvorming
Informatie is beter vastgelegd, waardoor worden besluiten beter en sneller genomen.
Concurrentievoordeel
Doordat informatie sneller op te vragen is, worden snellere besluiten genomen, welke kunnen leiden tot concurrentievoordeel. Zo kan er sneller ingespeeld worden op een af- of toenemende marktvraag naar producten of diensten.
Beter zicht op de realisatie van inkoopdoelstellingen
Doordat alle informatie is vastgelegd in een eenduidig systeem en er frequent realisatiewaarden beschikbaar zijn, kan er eerder bijgestuurd worden in het inkoopproces. Eventueel kunnen doelstellingen worden aangepast.
Beter kennismanagement
Op grond van realisatiewaarden van indicatoren kunnen acties worden ondernomen. Deze worden vastgelegd in het Puchasing Intelligence systeem, binnen het systeem wordt een historie van acties en daaruit voortvloeiende veranderingen vastgelegd. Door dit bij te houden wordt intelligentie ingebouwd om te bekijken welke acties tot verbetering leiden.
Voorwaarden
Aan het inzetten van Purchasing Intelligence worden enkele voorwaarden gesteld:
SMART Doelstellingen
Inkoopdoelstellingen moeten SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) zijn geformuleerd om prestatie-indicatoren op een correcte manier te kunnen implementeren. Duidelijke prestatie-indicatoren zijn een voorwaarde om Purchasing Intelligence goed te kunnen gebruiken.
Elektronische beschikbaarheid gegevens
Om een Purchasing Intelligence systeem zo flexibel mogelijk te maken, waarbij prestatie-indicatoren telkens aangepast en uitgebreid kunnen worden, is het nodig zoveel mogelijk gegevens elektronisch beschikbaar te hebben. Zijn de benodigde gegevens niet beschikbaar, dan dient er gekozen te worden tussen het aanpassen van de prestatie-indicator óf het alsnog elektronisch maken van de gegevens (eventueel in een nieuw systeem).
Voor het Purchasing Intelligence system moet een interface aanwezig zijn, gekoppeld met de andere, reeds bestaande, systemen om gegevens te kunnen uitwisselen.