e-Contract Management

e-Contract Management is een elektronisch systeem waarmee digitaal contracten kunnen worden beheerd. Een dergelijk systeem kan op twee manieren worden toegepast.

Medewerkers kunnen in het e-Contract Management systeem bekijken wanneer er een operationele behoefte is ontstaan en of er vervolgens een contract bestaat dat deze behoefte kan invullen.
Het systeem bewaakt de contract- en leveringstermijnen die in contracten zijn vastgelegd. Met een e-Contract Management systeem wordt elke afspraak in het contract bewaakt. Verder is het met sommige van deze systemen mogelijk om te koppelen aan een financieel systeem waarmee betalingen automatisch gestopt kunnen worden wanneer een contract afloopt.

Door het e-Contract Management systeem worden contracten met gebruik van het signaleringssysteem op tijd verlengd of opgezegd. In de praktijk zijn de voorwaarden van een contract meestal maar bij een klein gedeelte van de mensen binnen de organisatie bekend. Door gebruik van een dergelijk systeem is deze kennis breder beschikbaar.

Downloads bij dit artikel

Toelichting e-contracten Bron: eJure | Publicatiedatum: 2004

Te Verwachten Effect

Het inzetten van een e-Contract Management systeem heeft verschillende effecten.
De belangrijkste zijn:

Contracten worden niet meer stilzwijgend verlengd
Contracten worden digitaal vastgelegd in het systeem. Het systeem geeft, op een vooraf per contract ingestelde tijdslimiet, een waarschuwing als een contract gaat aflopen, of verlengd dient te worden. Op dat moment kan een medewerker actie ondernemen. De activiteit van siganlering klan worden ondersteund met gebruik van een workflow toepassing. Hiermee wordt een aanzienlijke kostenbesparing gerealiseerd, die bij ongewenst en stilzwijgend doorlopen van een contract, niet plaatsvindt.

Contracten zijn breder binnen de organisatie bekend
Medewerkers kunnen, wanneer er een operationele behoefte ontstaat, het e-Contract Management systeem laten meebeslissen hoe de inkoopbehoefte kan worden ingevuld. Het digitale systeem kan voor iedereen binnen de organisatie toegankelijk worden gemaakt. Op deze manier verkleint de organisatie de mogelijkheden om Maverick buying, het ongeoorloofd bestellen buiten contract om, toe te laten.

Contractvoorwaarden worden beter opgevolgd
In het e-Contract Management systeem worden alle voorwaarden van een contract vastgelegd, eventueel in de vorm van gekoppelde contractdopcumenten in PDF-formaat en wordt op een gestandaardiseerde manier gecontroleerd of aan alle voorwaarden in een inkoopcontract wordt voldaan.

Voorwaarden

Er zijn enkele randvoorwaarden aan het gebruik en de invoering van e-Contract Management. De belangrijkste zijn:

Digitaliseren van fysieke contracten
Alle contracten dienen digitaal te worden vastgelegd. Alle regels in een contract, voorwaarden en afloop- en opzeg-termijnen moeten worden vastgelegd. Per contract worden de niet relevante stukken gescand en als elektronisch document in PDF-formaat opgeslagen en gekoppeld aan het digitale document.

Organisatie
Binnen de organisatie wordt, vaak met gebruik van werkstroom (Workflow),bepaald welke personen welke meldingen – eventueel met uit te veoren acties - uit het systeem krijgen. Zo wordt er bijvoorbeeld bepaald wie de melding krijgt dat een contract eventueel verlengd dient te worden. Deze persoon is vervolgens verantwoordelijk voor het ondernemen van actie . Verder dient er gekeken te worden naar wie het beheer van het systeem op zich neemt en ook wie verantwoordelijk is voor het correct invoeren van de contracten. Hierbij dient een controleslag te worden uitgevoerd, volgens het vier ogen principe.