E-procurementsysteem versnelt uitgifte orders en goedkeuring facturen
Telfort, aanbieder van mobiele telefonie in Nederland, ziet de afhandelingstijd van uitgaande orders en binnenkomende facturen aanzienlijk verminderen. Invoering van
een voorziening voor elektronisch inkopen leidt tot verbetering van de bestelprocessen waardoor sneller orders worden afgegeven en er minder discussies ontstaan over
facturen. Leveranciers zijn blij met deze ontwikkeling en willen graag aansluiten op het door ESIZE ingerichte webgeoriënteerde bestelsysteem.
Op de top van de internethype voorspelden de adepten
dekking. De organisatie telt ongeveer 700
Gewaagdheid
van de nieuwe economie dat we nooit meer crisis
personeelsleden, werkzaam vanuit een imposant
zouden krijgen dankzij de zegeningen van internet en
kantoorgebouw naast de Arena in Amsterdam.
Wijs geworden door de mislukkingen van andere
elektronische handel. Geen overproductie meer, geen
Slagvaardigheid en gedrevenheid zijn in die omgeving
partijen werd aanvang 2001 opnieuw de markt verkend
onnodig heen en weer gezeul met goederen; software
troef. Al es is gericht op de klant en op de
op de aanwezigheid van standaard software voor e-
bepaalde voortaan het juist op tijd en in de juiste
doelmatigheid van de processen. Veel taken worden
procurement. Het merendeel van de producten is
hoeveelheid produceren en leveren van goederen. Het
uitbesteed, waaronder het beheren en onderhouden
volgens Zeinstra gericht op grote organisaties met veel
kan verkeren. Na september 2001 stagneerde de
van het netwerk. Ook op medewerkers van
repeterende inkoop. Het bleek lastig om een
economie mondiaal. De eens zo gevierde IT-sector
uitzendbureau's en externe IT-consultants wordt
aanvaardbare 'business case' op te stel en waarin al e
werd plotsklaps verguisd. Over e-business
regelmatig een beroep gedaan. Voor het beheren van
opties vanuit diverse invalshoeken (commercieel,
toepassingen wilde niemand meer praten.
al die contracten is de afdeling Procurement
technisch als financieel) in voldoende mate waren
verantwoordelijk net als voor de inkoop van al e
meegewogen. De gewenste 'case' kwam pas tot stand
Bij Telfort, dat zich in haar commerciële uiting graag als
producten en diensten, ongeacht of het nu gaat om
nadat het bedrijf ESIZE werd ingeschakeld. Hun
tegendraads profileert, begonnen ze pas serieus te
eenvoudige kantoorbenodigdheden dan wel
oplossing en implementatie-aanpak getuigde van
ontwikkelen aan een voorziening voor elektronisch
geavanceerde netwerkapparatuur.
enerzijds simpelheid en anderzijds gewaagdheid. Het
inkopen toen de hype in feite al over was. In de fase
bedrijf uit Muiden bleek bereid om mede risico's te
daarvoor was slechts sprake van het meekijken naar
De leiding van de afdeling Procurement is in handen
dragen. "Ze verdienen pas op het moment dat
een proefproject, een testomgeving op 'corporate'
van Bauke Zeinstra. Hij werkt al sedert 1997 bij Telfort;
aantoonbare kostenbesparingen worden gerealiseerd.
niveau die jammerlijk mislukte. Dat was in de periode
in de periode dat de onderneming nog volop in de
Bovendien liet hun oplossing en aanpak zien dat hun
dat de telecommunicatie operator deel uitmaakte van
pionierfase zat en het netwerk moest worden gebouwd.
ontwikkelaars veel kennis hebben van de bij ons
het grote British Telecom. De Nederlandse vestiging,
Toen werden er voor honderden miljoenen guldens op
levende problematiek. Bij andere-aanbieders lijkt de
maar ook de andere landenorganisaties keken eerst
jaarbasis geïnvesteerd, voornamelijk in
nadruk vaak te liggen op softwareontwikkeling in plaats
de kat uit de boom. Verstandig, want na een jaar van
kapitaalgoederen. In verhouding wordt er nu 2 keer
van op optimalisering van het inkoopproces", aldus
moeizaam implementeren werd het experiment
zoveel aan opex (operational expenditure) uitgegeven
Zeinstra.
stopgezet.
dan aan capex (capital expenditure). De verschuiving
naar operationeel onderhoud is dus duidelijk
Stukjes papier
Balans
waarneembaar voor de inkopers. "De tijd is
aangebroken om het arsenaal aan contracten te gaan
Binnen 3 maanden gelukte het een projectteam van 3
Na een korte tijd onder de internationale vlag van O2 te
onderhouden en te zoeken naar de juiste balans met
mensen om 5 productgroepen (kantoorartikelen,
hebben geopereerd, is Telfort weer een zelfstandige,
een focus op kostenbesparing", aldus Zeinstra. "We
koeriersdiensten, bloemen, drukwerk en
op Nederland gerichte aanbieder van
zijn druk doende contracten te heronderhandelen en
inhuurkrachten) in het systeem onder te brengen. De
telecommunicatiediensten. De circa 1,5 miljoen klanten
trachten de interne proceskosten zoveel mogelijk te
eerste praktijkproeven maakten duidelijk dat
(zowel bedrijven als particulieren) zijn al emaal
beperken."
aanzienlijke besparingen mogelijk waren. Aldus werd
gebruikers van mobiele telefoons. Een GSM-netwerk
besloten om gefaseerd de overige productgroepen aan
van zo'n 3000 zendmasten zorgt voor een landelijke
het systeem toe te voegen. "We zijn niet direct
begonnen met een optimale procesinrichting. Een
bestel en en leveren zinvol is. Nu al vinden er in die
aantal zaken laten we voor wat ze zijn", zo vertelt de
richting ontwikkelingen plaats, bijvoorbeeld bij de
Telfort-inkoopbaas en vervolgt: "het was belangrijk om
administratie van inhuurkrachten. Bij Telfort werkt
mensen snel overtuigd te krijgen van de voordelen.
tussen de 10 en 20% van de medewerkers op basis
Laten zien dat het winst oplevert wanneer men zich niet
van een tijdelijk contract via een uitzendbureau of IT-
behoeft bezig te houden met zaken die niet tot de
dienstverlener. De werkwijze met het ESIZE-systeem
kerntaken behoren. Het inkoopproces heeft aanzienlijk
is volgens Zeinstra een grote vooruitgang in
aan kwaliteit gewonnen.Voorheen werkten we intern
vergelijking met de periode dat er met losse
met worddocumenten. In feite stukjes papier die
urenbriefjes werd gewerkt. Het
iedereen moest invul en en die hun weg vonden door
contractmanagementsysteem voorziet in het
de hele organisatie om voorzien te worden van
vastleggen van de tarieven, alsmede de kostenal ocatie
handtekeningen. Vervolgens werd de informatie
Gecompliceerde spullen
en de registratie van de gewerkte uren. In een
handmatig overgetypt in een Oracle-applicatie. De
volgende stap zul en daarin tevens de elektronisch
foutkansen waren groot, het proces was tijdrovend en
Ook de Telfort-medewerkers ervaren het nieuwe
vastgelegde CV's worden opgenomen. Op uniforme
de leveranciers klaagden over doorlooptijd en kwaliteit."
inkoopsysteem als aangenaam om mee te werken.
wijze is dan een match te maken tussen de benodigde
Vanaf de PC op de werkplek wordt een keuze
expertise en de partijen die deze leveren. Dankzij het
Daar waar voorheen 4 weken gemoeid was met de
gemaakt voor het product. De autorisatie voor de
toepassen van de hrxml-standaard is het
afgifte van een PO (Purchase Order), wordt deze nu
aankoop is uiteraard afhankelijk van het soort. Zo is
urenverantwoordingsysteem naadloos aan te sluiten op
binnen 3 dagen gegenereerd. Daarnaast is het aantal,
voor de aanschaf van netwerkapparatuur een andere
het informatiesysteem van de detacheerder.
bij het operationele inkoopproces betrokken
toestemmingshierarchie afgesproken dan voor het
medewerkers met de helft afgenomen. Voor het
bestel en van een boeket bloemen. Via het door ESIZE
Coproductie
grootste deel is de afname toe te schrijven aan het
ontwikkelde systeem worden de bestel ingen en
automatiseringssysteem. De leveranciers zijn uiteraard
autorisaties exact op elkaar afgestemd en gaan de
Telfort neemt de e-procurement software, alsmede de
tevreden over het vroegtijdig verkrijgen van orders. Nog
orders in het juiste formaat naar de betreffende
door ESIZE verrichte diensten af via een zogeheten
belangrijker is evenwel het feit dat facturen snel er
leveranciers. De meeste productgroepen werken met
ASP (Application Server Provider) overeenkomst.
geaccordeerd worden. Zeinstra: "Wij hanteren een 3-
op het web gepubliceerde catalogi. Een 'free format'
Zeinstra: "vroeger betekende dat louter een soort van
weg controle bij het inboeken en betalen van facturen.
versie is in aantocht, zodat via hetzelfde scherm
huurovereenkomst. Nu gaat het veel meer om een
Dat kostte in de oude situatie veel tijd. Vroeger waren
bestel ingen voor meer gecompliceerde spul en zijn te
vorm van coproductie. Door intensief met elkaar samen
er veel mensen op de financiële administratie
specificeren. Zo zijn de voor het netwerk benodigde
te werken ontstaat een wisselwerking tussen ons, de
betrokken bij het controleren of de inkomende factuur
technische componenten veelal samengesteld uit
dienstverlener en de andere klanten. Op die manier
wel matchte met de order."
verschil ende onderdelen. Het ultieme doel is om in dit
kunnen wij tegen lage kosten profiteren van de
geval de order automatisch te laten samenstel en aan
ontwikkeling van nieuwe functionaliteit of nieuwe
de hand van elektronisch ingediende offertes.
diensten. Wij wil en dat de inkoop een integraal
onderdeel wordt van onze bedrijfsstructuur. Het
Bij Telfort ligt de focus nu op het realiseren van
resultaat spreekt boekdelen: orders worden kwalitatief
besparingen door een efficiëntere bestelwijze via één
beter en snel er gegenereerd en het aantal facturen dat
en hetzelfde systeem voor zowel de frequent
op 'hold' stond is met 75% afgenomen. We hebben
leverende bedrijven als de toeleveranciers waarmee
het interne proces nu goed geregeld waardoor
al een op ad-hoc basis zaken worden gedaan. In een
discussies over bestel ingen en facturering achterwege
volgende stap kan vervolgens worden overwogen of
blijven."
integratie tussen de achterliggende systemen van