Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
C74601
Elektronisch inkopen van
Facilitaire producten en
diensten?
Deze nieuwe uitdaging stelt hoge eisen aan de aanpak!
Dr. ing. J.A. Jurriëns, drs. E. Kaats en ir. J. F. Smits
1.
E-Procurement, een inleiding
C7460 2
2.
Electronic Procurement: het begrip
C7460 3
3.
E-Procurement vormen
C7460 4
4.
Waaraan te voldoen om elektronisch inkopen
succesvol te maken?
C7460 7
5.
Risico's verbonden met de invoering van
E-Procurement
C7460 9
6.
De vijf belangrijkste risico's
C746012
7.
De maatregelen c.q. de aanpak
C746013
8.
De benefits algemeen
C746015
9.
De benefits
C746017
10.
Tot slot
C746019
Elektronisch inkopen, (Electronic procurement) in algemene zin kent,
ondanks de malaise in de internetindustrie (anno 2001/2002), momen-
teel grote belangstelling van bedrijven en non-profit instellingen. Het
verbeteren van de inkoopprocessen en de relaties met leveranciers
staat hoog op de agenda van inkoopdirecteuren. Er wordt veel ver-
wacht van de besparingsmogelijkheden op de inkoop- en verwervings-
kosten door de toepassing van E-Procurement.
Of de te verwachten voordelen worden behaald, wordt met name be-
paald door een gestructureerde afweging van een aantal factoren zo-
als: De te realiseren resultaten?, De verwachte voordelen voor orga-
nisaties en de inkoopprocessen?, De keuze voor het assortiment waar-
voor E-Procurement wordt toegepast? Welke risicobeheersing wordt
gekozen? en de organisatievorm waarin het gegoten wordt voor, tij-
dens en na de verandering?
Een stapsgewijze aanpak,een ontwikkelprogramma met experimentele
,,pilot"-projecten lijkt het meeste succesvol om ervaring op te doen met
het beheersen van de risico's en het realiseren van de resultaten.
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
C74602
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
1. E-Procurement, een inleiding
Er is gebleken dat de grootste kortetermijn voordelen te halen zijn
op het gebied van de inkoop van de niet-product gerelateerde pro-
ducten en diensten (NPR). Dit zijn producten en/of diensten die
geen deel uitmaken van de uiteindelijk te verkopen producten en
diensten (bijvoorbeeld catering, olie voor machines, toiletpapier,
energie, telecommunicatie, huisvesting, potloden en pennen etc.).
Dit heeft tevens betrekking op Facilitair Management binnen on-
dernemingen want de inkoop van niet product gerelateerde goede-
ren en diensten is doorgaans ondergebracht bij de facilitaire afdeling
en kent een grote diversiteit aan leveranciers. Elke leverancier en
vaak ook de verschillende producten van de leveranciers kennen
weer en grote diversiteit met eigen kenmerken, eisen en datastruc-
tuur. De inkoop van deze producten en diensten maakt, afhankelijk
van het type bedrijf, zo'n 30 tot 60% van het totale inkoopvolume
uit.
Anderzijds is er de inkoop van product gerelateerde goederen. Dit
zijn de grondstoffen die in een product of voor een dienst gebruikt
worden, bijvoorbeeld meel voor de productie van brood en fiets-
bellen voor de productie van fietsen. Hiervoor hebben bedrijven
doorgaans hun processen al onder de loep genomen.
In dit artikel behandelen we eerst wat elektronisch inkopen is.
Daarna gaan we in op de uitkomsten van onderzoek over E-Pro-
curement van facilitaire producten en diensten bij inkoopdirecteu-
ren. Er wordt besproken of dit een nieuwe uitdaging is door te kij-
ken naar de mogelijkheden en verwachtingen van inkoopdirecteu-
ren. Daarbij staan vragen centraal als; Welke eisen stelt E-Procu-
rement aan de business partners (de inkopende, de leverende en de
eventuele intermediaire partij)? Wat zijn de risico's verbonden aan
E-Procurement in een organisatie? Vervolgens wordt besproken
welke eisen er worden gesteld aan een aanpak en welke maatregelen
moeten worden genomen om de risico's van het implementeren van
E-Procurement voor facilitair management het hoofd te bieden. Aan
het einde komen we terug op de hamvraag: Wat zijn de opbrengsten
die we mogen verwachten van E-Procurement in een organisatie?
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
C74603
In een onderzoek van de Aberdeen Group in 1999 werd gecon-
cludeerd dat onder ,,early adopters", de bedrijven die als één van
de eerste E-Procurement toepasten, besparingen werden gereali-
seerd van 5 a 10% op inkooptarieven en tot maar liefst 70% op de
proceskosten verbonden met inkoop en verwerving.
In recent Amerikaans inkooponderzoek in de ,,food" bleek ,,elec-
tronic sourcing", het op elektronische wijze uitvoeren van inkopen,
sterk in opmars te zijn (van 38 % in 1999 naar 58% in 2000). Be-
langrijkste motieven waren het onafhankelijke kunnen vergelijken,
de keuze om het werk in eigen tijd te doen en de tijdsbesparing. Het
persoonlijke contact tussen leverancier en inkoper nam af van 88%
in 1999 naar 69% in 2000. Het stimuleert samenwerking van partijen
die veelal elkaars concurrent zijn. Het versterkt de concurrentiepo-
sitie van partijen die niet na elkaar in de keten komen maar naast
elkaar in de keten opereren. De inkopende kant van een organisatie
is het minst bedreigend voor de samenwerking.
Een verzekeraar wilde E-Procurement invoeren, te beginnen met
drukwerk. In de praktijk werd dit decentraal ingekocht waarbij de
kleuren, pms-tinten zoals dat in vaktermen heet, als richtlijn ge-
geven werden. Het drukwerk dat ingekocht werd bleek in de prak-
tijk echter verschillend te tonen qua kleur. De kleurbeeldweergave
wordt namelijk niet alleen door de pms-tint bepaald maar ook
door het gebruik van het papier. Tevens hadden de verschillende
,,businesses" allemaal gesprekken met de leveranciers in het kader
van deze kwaliteitsverschillen. Via E-Procurement werden de pa-
piersoorten gestandaardiseerd en één leverancier uitgekozen die
bovendien nog sneller kon leveren dan voorheen.
2. Electronic Procurement: het begrip
E-Procurement zien we als een deel van elektronisch zakendoen.
Een eenduidige geaccepteerde definitie van elektronisch zakendoen
is nog niet voorhanden, onderstaande definitie blijkt hanteerbaar:
Elektronisch zakendoen is het inzetten van elektronische kanalen in
één of meer fasen van het handelsproces.
In de definitie wordt gesproken over elektronische kanalen. Dit zijn
ICT-middelen die contact op afstand mogelijk maken zoals internet,
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
C74604
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
extranet en EDI. Als variant op de definitie van elektronisch zaken-
doen definiëren wij E-Procurement als volgt: Inkoop en verwerving,
gebruik makend van elektronische kanalen.
Onze definitie is voorlopig beperkt tot de inkoop van niet product
gerelateerde (NPR) goederen en diensten1 in business to business (of
business-to-government) omgevingen.
Producten, bijv.:
Diensten, bijv.:
MRO (Maintenance, Repair,
Operations)
Facilitair / Beveiliging
ICT
Reizen / hotels etc.
Kantoor artikelen
Consultancy
Drukwerk etc.
Koeriers etc.
Relatiegeschenken
Telecom diensten
Tabel 1. Niet product gerelateerde producten en diensten.
Het is met name dit gedeelte van inkoop en verwerving waar be-
langrijke besparingen worden verwacht. Aan de inkoop van product
gerelateerde goederen en diensten is het afgelopen decennium im-
mers veel gedaan om de processen efficiënter te laten verlopen.
NPR goederen en diensten betreffen in de industrie doorgaans tot
30% van het inkoopvolume en in de dienstverlening zelfs tot 80%.
De transactiekosten van deze goederen en diensten zijn hoog; ge-
middelden van . 75,-- per transactie (van zoeken tot en met beta-
len) zijn geen uitzondering. Ook geldt de 20/80 regel; een klein deel
van het inkoopvolume veroorzaakt de meeste transacties.
3. E-Procurement vormen
Het alles zelf maken en leveren geschiedt allang niet meer in ieder
bedrijf. Er wordt door organisaties intensief samengewerkt met an-
deren (in de keten) om tot de levering van het product of de dienst
te komen of om tot een gebundelde order te komen. Via deze sa-
menwerkingsverbanden en soms zelfs strategische partnerships wor-
den (tussen)producten en diensten bij anderen ingekocht.
1
Goederen en diensten die worden betrokken ter ondersteuning van de bedrijfs-
processen. NPR: Non-Product Related.
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
C74605
In toenemende mate is de ontwikkeling van geïntegreerde ICT-mid-
delen en software de drijfveer geweest dat samenwerkingsrelaties
meer en meer ondersteund worden door een (moderne) informatie-
voorziening en -uitwisseling tussen de partners. Het internet heeft
deze ontwikkeling nog eens versneld, de vraag is alleen hoe de part-
ners in een keten elkaar vinden.
Deze ontwikkeling vindt zijn weerslag in de wijze waarop organi-
saties ,,sourcen". Bedrijven zoeken naar wegen om slim gebruik te
maken van bijvoorbeeld het internet om hun procurement te faci-
literen. Daarbij onderscheiden we drie wijzen van sourcen. Sourcen
is dan de wijze waarop producten en diensten (strategisch/tactisch)
ingekocht c.q. gefabriceerd worden. Dit wordt beschreven en gra-
fisch weergegeven in de volgende modellen. De letter m in het model
duiden op het relatieve risico dat het inkopen van een product bij
een derde voor de eigen organisatie betekent en de dollartekens dui-
den op het (financiële) effect wat de ingekochte producten hebben
op het eigen resultaat van een bedrijf.
Het ,,Sell based model", waarbij leveranciers, al of niet in samen-
werking, productcatalogi op internet beschikbaar stellen aan afne-
mers (figuur 1 geeft de karakteristieken).
0412-0705
Leverancier
Aankoper
Internet
Aankoper
Aankoper
- Sourcing Catalogue
Webbrowser
- CDROM's
E- procurement:
Issues:
+ Info per leverancier aangeboden
Voor B2B levert dit complexiteit in:
+ Zoeken leveranciers o.b.v. producten/
+ interfacing metr leveranciers
diensten o.b.v. trefwoorden etc.
+ koppelingen met ERP /supplychain
+ Via catalogi aangeboden (nu: op internet,
systematiek
snel, transparant, vergelijken etc.)
+ M.n. voor support van strategische
inkoop processen, zoeken/selecteren
M
nieuwe leveranciers
$$
Figuur 1. Sell-based model.
Het ,,Buy based model", waarbij de inkopende partij het initiatief
neemt om een catalogus (intranet) te vormen waarin leverende par-
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
C74606
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
tijen hun productassortiment kunnen bijhouden op basis van con-
tractuele afspraken (figuur 2 geeft de karakteristieken).
0412-0706
Le
L v
e e
v r
e a
r n
a c
n i
c e
i r
e
Aankoper
Internet
Le
L v
e e
v r
e an
a c
n i
c e
i r
e
Browser
Le
L v
e e
v r
e a
r n
a c
n i
c e
i r
e
Webbrowser
Ordering Catalogue
E-procurement:
Issues:
+ Aanmaken van bestelopdrachten bij vast-
Voor B2B levert dit complexiteit in:
gestelde levranciers, o.b.v. individuele
+ ICT systemen van aankoper
specificaties / geselecteerde producten-
+ Gaat met name op voor grotere
diensten per individueel 'Profile' /
organisaties
geautomatiseerde autorisaties
+ Via customised catalogi, 'hosting' op
eigen systemen (intranet)
+ M.n. voor support van operationele inkoop
M
processen- en procesbeheersing
$$
Figuur 2. Buy based model.
Het ,,E-market based model", waarbij een onafhankelijke derde
partij vraag en aanbod met elkaar in contact brengen en veelal de
transactie regisseren (figuur 3 geeft de karakteristieken).
0412-0707
- Vertikaal
- Horizontaal
Leverancier
Aankoper
E-
Internet
market
Internet
Leverancier
Aankoper
- Web auction
E-procurement:
+ 'Hosting' gaat via digitale markt
+ Met derde partijen die vraag/aanbod bij elkaar brengen
M
+ Leverancier/ Aankopers bieden toegang tot elkaars
productinformatie / wensen
+ Derden kunnen Value Added Services verlenen
$$
+ Auction: 1-e fase RPF/RFI via www
Figuur 3. E-market based model.
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
C74607
Elk van deze modellen kent haar eigen voor- en nadelen en past ook
bij een bepaald deel van het inkoopassortiment. De verwachting is
(en de eerste praktijkvoorbeelden onderbouwen dit), dat E-Procu-
rement de inkoopfunctie meer ruimte biedt voor aandacht op stra-
tegische inkoop en zal leiden tot een verbetering van de operationele
inkoopprocessen.
4. Waaraan te voldoen om elektronisch inkopen succesvol te
maken?
E-Procurement moet voor alle partijen strategisch zijn en moet van-
uit de gehele organisatie worden ondersteund. Anders kunnen alle
eisen nooit doorgevoerd te worden. Niet alle organisaties beschikken
echter over een expliciete inkoopstrategie. Dat geldt zeker voor de
niet product gerelateerde goederen/diensten; deze worden vaak als
onbelangrijk gezien. Toch vraagt ook deze inkoop om doelen en
spelregels. Bijvoorbeeld over het aantal, de selectie van leveranciers
en de bepaling van de juiste inkoopkanalen voor delen van het as-
sortiment.
We hebben een aantal algemene vereisten geformuleerd voor de ver-
schillende participerende partijen, met name de inkopende en de le-
verende partij. Het eisen van een profiel van de intermediaire orga-
nisatie vertoont grote overeenkomsten met die van de leverende par-
tij. De rol van de intermediair is betrekkelijk nieuw en vraagt nog
om nadere gewenning in de samenwerking met inkopende en leve-
rende partijen.
Eerst de eisen aan de inkopende organisatie:
·
Een sterke vereenvoudiging van processen. Voor de vereenvou-
digde processen geldt evenwel dat deze snel effectief en foutloos
moeten functioneren. De administratieve processen die de in-
koop ondersteunen, en met name de match met ICT-middelen,
moet kwalitatief goed zijn.
·
Een verregaande mate van gestandaardiseerde informatie over
producten. De informatie moet ook aansluiten bij de behoefte
van de gebruiker van deze informatie.
Het vereist ook veranderingen van de leverende organisatie:
·
Waar het in de geobjectiveerde transparante ,,webbased" markt
op aan komt is de mogelijkheid voor inkopers om te vergelij-
ken. Dit vraagt van leverende en intermediaire partijen dat zij
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
C74608
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
een breed assortiment kunnen aanbieden dat volop vergelij-
kingsmogelijkheden biedt.
·
Snelle transacties leiden tot de behoefte aan snelle, foutloze en
betrouwbare levering. Zeker in e-business omgevingen waarin
een groot aantal partijen delen van de orderverwerkings- en dis-
tributie voor haar rekening neemt, vraagt dit om een effectieve
centrale besturing/integratie (ketenintegratie).
Voor beide partijen gelden nog de volgende vereisten:
·
De toepassing van ICT kent een zeer hoge intensiteit van elec-
tronic procurement omgevingen. Dit vraagt in de eerste plaats
om een verregaande standaardisatie van de processen en daar-
naast om een zorgvuldige en ook gestandaardiseerde match met
de ICT-functionaliteit.
·
Contract- en leveringafspraken vormen een belangrijk deel van
electronic procurement. Deze ,,business rules" (de regels hoe je
met elkaar omgaat) vormen het hart van het procurement sys-
teem. Het is dus van belang dat deze afspraken zo eenvoudig
mogelijk en ondubbelzinnig worden gemaakt.
We hebben eisen geïnventariseerd die E-Procurement stelt aan or-
ganisaties die erin participeren en we hebben de mogelijke benefits
geïnventariseerd. Om een gestructureerde aanpak te kunnen ont-
werpen en te kunnen volgen is er vervolgens beoordeeld aan welke
randvoorwaarden moet worden voldaan voor een succesvolle toe-
passing van E-Procurement.
Wat opvalt in deze gegevens is het grote belang dat wordt toegekend
aan een goede interne organisatie bij alle partijen. ,,Zelf de zaakjes
op orde hebben" is een belangrijke voorwaarde voor E-Procure-
ment.
Zoals te verwachten ligt het accent bij de inkopende partij op de
performance (het prestatieniveau) van de administratieve processen
en worden de leverende en intermediaire partijen afgerekend op een
goede performance van zowel de administratieve als logistieke pro-
cessen.
Er is een aantal elementen naar voren gekomen die door de inkoop-
directeuren zijn gerangschikt naar ,,het belang" die deze randvoor-
waarden hebben voor verschillende betrokkenen in hun organisatie
en tussenorganisaties. In tabel 2 is het resultaat van de prioriteit-
stelling van deze randvoorwaarden per soort organisatie weergege-
ven.
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
C74609
Soort organisatie
Inkopende
Leverende
Intermed.
Randvoorwaarden
organisatie
organisatie
organisatie
Betrouwbaarheid en performance van
de administratieve processen
+++
+++
++++
Betrouwbaarheid en performance van
de logistieke processen
+
++++
+++
Bereidheid tot openheid en wederkerig-
heid in de vormgeving van partnerships +++
+++
++
Heldere inkoopstrategie
+++
n.v.t.
n.v.t.
Kwalitatief goede productinformatie
+/-
++
++
Betrouwbare sterke leverancier
+/-
++
++
De beschikbaarheid van een breed
assortiment
+/-
+
++
Processtandaardisatie
++
+
+/-
Organisatiebreed gedragen
++
+/-
n.v.t.
Duidelijke contract- en leveringsafspra-
ken
+/-
+
+/-
Tabel 2. Belang randvoorwaarden voor de betrokken organisaties.
Een aanpak voor E-Procurement ontwikkeling dient dus in hoge
mate bij te dragen aan het scheppen van gunstige voorwaarden met
betrekking tot de genoemde randvoorwaarden. Daartoe is voor de
onderzochte organisaties een aantal belangrijke resultaten te boeken
die hierna worden besproken.
Inkoopdirecteuren hebben aangegeven dat bovengenoemde rand-
voorwaarden cruciaal zijn voor het realiseren van een succesvolle
E-Procurement ontwikkeling.
5. Risico's verbonden met de invoering van E-Procurement
De ontwikkeling op E-Procurement gebied voor niet-productgere-
lateerde goederen en diensten is nieuw en staat nog in de kinder-
schoenen. Zeker qua ICT. De ontwikkeling en de aanpak daarvan
vraagt dus om een afweging van de bijbehorende risico's.
Welke risico's moeten vermeden worden bij de introductie van E-
Procurement in een organisatie en welke maatregelen moeten in de
aanpak ,,meegenomen" worden om de risico's het hoofd te bieden?
Als risico's werden tijdens het onderzoek gesignaleerd:
·
Overconcentratie op de ,,frontoffice" (de voorkant van de or-
ganisatie waar het contact met de klant plaatsvindt).
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
C746010
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
·
Grote afhankelijkheid van ICT-middelen en gegevensbeveili-
ging.
·
Te veel hooi op de vork en geen draagvlak in de organisatie.
·
Projecten zijn technologie gedreven; weinig aandacht voor de
business.
·
Onderschatting van organisatorische impact.
·
Ontbreken van standaards en geen optimalisatie van proces
vooraf.
·
Afwezigheid van ,,gezond" achterliggend business model.
·
Onwennigheid met de rol van nieuwe spelers als de interme-
diair.
·
Onvoldoende ,,fit" tussen productassortiment en inkoopkana-
len.
Veel aandacht gaat in het kader van E- Procurement uit naar de
contactpunten tussen organisaties, hun frontoffices, en naar de web-
sites of intra/extranet sites. Daardoor wordt het belang van de
backoffice processen en met name hun aansluiting op de frontoffice
processen nog wel eens veronachtzaamd.
ICT is een regelrechte drijfveer voor de ontwikkeling van elektro-
nisch zakendoen in het algemeen en dat geldt ook voor E- Procu-
rement. Deze voordelen brengt ook met zich mee dat de afhanke-
lijkheid van deze ICT-middelen wordt vergroot. Dit kan leiden tot
een vergroting van de kwetsbaarheid van de organisatie.
Toename van communicatiemedia en het openstellen van elkaars
organisatie legt een zware wissel op de beveiliging.
Mede onder invloed van de hoge verwachtingen die met E-Procu-
rement in het vooruitzicht worden gesteld, kan in gevallen van over-
enthousiasme worden gestart met de ontwikkeling.
Een gebrek aan draagvlak kan ontstaan doordat de aandacht voor
de inkoop van niet product gerelateerde goederen en diensten wordt
beschouwd als ,,non core" en daarom niet van belang voor het aan-
dacht van het management.
Projecten kunnen zich mede door de drijvende kracht die ICT uit-
oefent, een sterke focus krijgen op de ICT en kan veroorzaken dat
onvoldoende aandacht wordt besteed aan de business criteria waar-
langs het succes van een project moeten worden gemeten.
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
C746011
Bij de inventarisatie van eisen aan organisaties bij de invoering van
E-Procurement, kwam een aantal eisen naar voren met een mogelijk
stevige impact op de organisatie. Een risico is dat de mate van im-
pact bij de voorbereiding van E-Procurement niet juist wordt inge-
schat en dat dit kan leiden tot het mislukken van het project.
De aangeboden technologie voor E-Procurement (systemen) is nog
volop in ontwikkeling. Echte standaards hebben zich nog niet ont-
wikkeld, ofschoon een aantal systemen momenteel een belangrijk
aandeel in de markt lijken te hebben. Onzekerheid over de vraag
welke technologie stand zal houden kan ertoe leiden dat nu keuzen
worden gemaakt die later moeten worden herzien. Ook kan nog niet
een volledige match worden gemaakt met de gangbare systemen op
het volledige procurementproces. Dit brengt het risico met zich mee
dat organisaties zelf aanvullende ontwikkelingen doen, die mogelijk
later moeilijk migreerbaar zijn naar nieuwe platforms.
Er wordt wel gezegd: E-Procurement is 80% procesherstructurering
en 20% ICT. Over de exacte verdeling valt te twisten, duidelijk is wel
dat optimalisatie van de interne processen en de verbetering van de
afstemming van processen met business partners een belangrijke
voorwaarde is voor E-Procurement. Risico is dat in de organisatie
onvoldoende wordt erkend en dat daarmee de kansen van E-Pro-
curement onvoldoende kunnen worden benut.
Het blijkt dat scherp in beeld krijgen wat exact de waarde is die
business partners elkaar bieden en wat nu eigenlijk maakt dat par-
tijen er beter van worden, van groot belang is. Daarover moet vooraf
worden nagedacht. Bij elektronisch zakendoen in het algemeen zien
we dat soms onvoldoende wordt stil gestaan bij het uitwerken van
het nieuwe business model. Voorbeelden geven aan dat zich ten op-
zichte van het bestaande business model wel degelijk wijzigingen
zullen optreden. Voor een goede benutting van de benefits is dit
veelal een voorwaarde.
De opkomst van nieuwe intermediairs is een geheel nieuwe dimensie
bij E-Procurement. Het is voor organisaties wennen aan de nieuwe
speler op de markt. Dat geldt niet alleen voor de inkopende orga-
nisatie (hoe ga ik met zo'n partij om?, hoe houd ik grip op mijn
inkoop, wat kost mij dat?), maar ook voor de leverende partij (hoe
houd ik de relatie met de eindgebruiker in stand?, wat win/verlies
ik?, wat kost mij dat?) en zeker niet in het minst de intermediaire
partij zelf (hoe positioneer ik mijn toegevoegde waarde?, hoe regel ik
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
C746012
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
de ,,fulfillment" (de logistieke afhandeling, zorgen dat het goed of de
dienst bij de klant komt)?, etc.
Het blijkt dat bepaalde onderdelen van het inkoopassortiment, af-
hankelijk van hun waarde en van belang voor de organisatie, vragen
om andere contractafspraken met leveranciers en andere wijzen van
communicatie. En dat betekent dat ook in de keuze van het E-Pro-
curement model rekening gehouden moet worden met het inkoop-
assortiment. De inkoop van strategische producten laat zich bij-
voorbeeld slecht lenen voor het gebruik van ,,auctions"; daarvoor is
een intensiever vorm van interactie en zijn vastere afspraken tussen
inkoper en leverancier nodig.
6. De vijf belangrijkste risico's
De belangrijkste risico's bij de implementatie van E-Procurement
worden in de organisatie zelf onderkend, en minder in de vereiste
samenwerking met business partners.
Enerzijds betreft het risico's die per definitie verbonden zijn met im-
plementaties zoals draagvlak, ambitieniveau, onderschatting van de
organisatorische impact. Anderzijds is er een aantal risico's dat
nauw verbonden is met de aard van E-Procurement, zoals het be-
lang van ICT-middelen bij de implementatie en het belang van een
weloverwogen business model, dat in een aantal gevallen sterk af-
wijkt van de bestaande business modellen. Met name dit laatste
aspect wordt als een risico met strategische consequenties ervaren.
De top-5 risico's zoals we geconstateerd hebben, geven we in fi-
guur 4 weer.
Verder constateerden we dat er overeenstemming was over het feit
dat E-Procurement van NPR-producten een relatief nieuw begrip is.
Zowel de kennis over het onderwerp als de spelers in de markt zijn
in ontwikkeling en hebben vaak het rijpheidstadium nog niet be-
reikt.
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
C746013
0412-0708
2. Geen gezond achterliggend business model
Strategisch
Geen fit tussen
productassortiment
en inkoopkanalen
5. Ont breken van
standaards
Grote afhankelijkhed
1. Geen
van ICT middelen
Onwennigheid met
draagvlak
4. Onderschatting
rol nieuwe
organisatorische
Technologie
intermediairs
impact
gedreven projecten
Overconcentratie op
Beveiliging van
frontoffice
gegevens
3. Geen
Operationeel
Teveel hooi op
optimalisatie van
de vork
proces vooraf
Impact op de
Impact op de samenwerking
organisatie zelf
met business partners
Figuur 4. Risico's bij E-Procurement.
7. De maatregelen c.q. de aanpak
We hebben bij de top-5 risico's maatregelen geïnventariseerd. Naast
deze maatregelen hebben we geconstateerd dat aan een aantal rand-
voorwaarden voldaan moest worden, welke vermeld zijn in tabel 3.
Daaruit blijkt dat het betrokken zijn en functioneren van de gehele
organisatie essentieel is voor een goed E-Procurement ontwikke-
lingstraject. Deze maatregelen hebben we geclusterd tot de volgende
aanbevelingen voor ontwikkelprogramma's:
Volg een gestructureerd traject, waarbij rekening gehouden
wordt met de gesignaleerde risico's, dat betekent:
·
Begin met kleinere, overzichtelijke en experimentele stap-
pen; denk daarbij aan een pilot, liefst met een ,,quick win".
Ontwikkel wel een beeld van het eindresultaat, maar accep-
teer dat dat beeld in de loop van het proces kan worden
bijgesteld. Maak gebruik van ervaringen die ook in ander-
soortige projecten zijn opgedaan.
·
Ontwikkel een oplossing als geheel van ,,ontplugbare" een-
heden zodat technologisch de facto (open!) standaarden ge-
volgd kunnen worden wanneer ze beschikbaar komen.
Hanteer duidelijke doelstellingen (bedrijfscriteria):
·
Zorg voor een heldere inkoop- en sourcing-strategie.
·
Gebruik gemeenschappelijke taal; er is nog te veel verwar-
ring over de inhoud van het begrip E-Procurement.
·
,,Benefit finding": beschrijf de te verwachten ,,benefits" ex-
pliciet.
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
C746014
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
·
Communiceer deze ,,benefits" en doelstellingen met de
,,stakeholders" van E-Procurement.
Betrek in de ontwikkeling alle ,,stake-holders" (sleutelfiguren):
·
Zorg voor aanwezigheid van topmanagement in het pro-
ject.
·
E-Procurement leidt in een aantal gevallen tot decentrali-
satie van de inkoop. Beperk daarom de deelnemers aan het
project/proces niet tot de centrale inkoopafdeling.
·
Zorg ervoor dat binnen de werkgroep alle relevante IT ken-
nis aanwezig is, inclusief productkennis die gebruikt gaat
worden.
Zorg voor een creatieve en innovatieve werksfeer:
·
Zorg voor de bereidheid bij deelnemers om open te staan
voor nieuwe kansen en nieuwe werkvormen. Een goed bu-
siness model in E-business is dikwijls een nieuw business
model.
Op strategisch, tactisch en operationeel niveau moeten voor-
waarden worden gecreëerd om de benefits te kunnen oogsten.
Commitment van het management is onvoldoende; een zware
betrokkenheid op de werkvloer is randvoorwaarde.
Groot belang wordt toegekend aan een goede interne orga-
nisatie bij alle partijen. Bij de inkopende partij ligt het accent
op de performance van de administratieve processen en de le-
verende en intermediaire partijen worden afgerekend op een
goede performance van de administratieve als logistieke pro-
cessen.
Voor allen is het van belang dat ze in staat én bereid zijn om
partnerships vorm te geven, op basis van toegevoegde waarde
en kennis van elkaars bedrijfsprocessen. De traditionele on-
gelijke relatie opdrachtgever-opdrachtnemer moet worden
omgezet in een partnership. Ook de inkopende organisatie
moet zorgen om de zaken intern goed op orde te hebben.
Tabel 3. Randvoorwaarden.
Als met deze aanpak gewerkt wordt en de maatregelen daarin geïn-
corporeerd worden dan kunnen geweldig veel benefits gerealiseerd
worden met E-Procurement.
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
C746015
8. De benefits algemeen
We hebben een aantal algemene benefits bepaald. Deze te verwach-
ten benefits (voordelen of opbrengsten) van E-Procurement zijn on-
der te verdelen in de volgende thema's:
Snelheid. Door het gebruik van elektronische media voor de uit-
wisseling van gegevens, en de met E- Procurement verbonden
vereenvoudiging van de inkoopprocessen kan een forse verkor-
ting van de doorlooptijd worden bereikt tussen het moment van
de bestelling en het moment van levering. Door de verhoging
van de snelheid is het voor organisaties mogelijk om sneller in
te spelen op klantvragen en zo de ,,responsiveness" te vergroten.
Ketenverkorting. Ketenverkorting betekent dat de stappen van
grondstof tot en met het afleveren van het product op de dienst
bij de eindconsument een kortere doorlooptijd hebben dan
voorheen. Bijvoorbeeld vroeger bestelde je toiletpapier met een
levertijd van 4 weken, nu wordt het, door een betere organisatie
in de keten, binnen 2 dagen afgeleverd. Ketenverkorting hangt
nauw samen met voorgaande benefit ,,snelheid". Bij ketenver-
korting als benefit treedt nog een aanvullend thema op, name-
lijk de mogelijkheid om tussen schakels in de keten een nauwere
samenwerking te bewerkstelligen en zo de processen op elkaar
af te stemmen en te optimaliseren. Belangrijk te behalen voor-
deel is ook dat het foutenpercentage in de inkoop naar beneden
gebracht kan worden zodat tijdrovende retourstromen kunnen
worden voorkomen.
Gemak en efficiency. Veel benefits zijn te rangschikken onder de
noemer gemak en efficiency. Daarbij moet we denken aan:
·
Kostenbesparing door eenvoudigere en kortere processen.
Het aantal inkoophandelingen kan sterk worden terugge-
bracht.
·
Kostenbesparing door verlaging van transactiekosten.
·
Doorlooptijdverkorting.
·
Minimalisering van voorraden. E-Procurement kan bijdra-
gen aan voorraadverlaging, bijvoorbeeld doordat inko-
pende en leverende organisaties hun voorraadbeheer op el-
kaar afstemmen, of in sommige gevallen, gezamenlijk uit-
voeren.
Beheersing van en inzicht in inkoop- en verwervingsprocessen. Dit
wordt mogelijk gemaakt door:
·
De mogelijkheid om de operationele bestelling van goede-
ren en diensten in verregaande mate te decentraliseren met
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
C746016
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
behoud van een centrale controle functie. Medewerkers
kunnen worden geautoriseerd tot zelfstandige inkoop van
gedefinieerde goederen bij vooraf gedefinieerde leveranciers
tegen vooraf gedefinieerde leveringsafspraken onder vooraf
afgesproken voorwaarden (maximale bestedingsruimte
e.d.). Zo wordt voorkomen dat bestelbonnen voor geringe
bedragen meerdere en de verkeerde bureaus aandoen en
daarmee enorme kosten genereren, die niet meer in verhou-
ding staan met het inkoopbedrag.
Doordat contract- en leveringsvoorwaarden eenduidig vast wor-
den gelegd in de procurementsystematiek ontstaat een betere
,,compliance" met de contractvoorwaarden en wordt ,,maverick
buying" verminderd. Aankopen strijdig met de geselecteerde le-
veranciers, de afgesproken contractvoorwaarden, de persoon-
lijke autorisatievoorwaarden worden geblokkeerd. ICT voor-
ziet inkoop op elk moment van inzicht in de processtatus, in-
clusief de logistieke ,,tracing" (waar zit een product, bijvoor-
beeld een zending moet afgeleverd worden en de vraag is of het
product nog gemaakt moet worden of dat de vervoerder al on-
derweg is om het af te leveren) tussen ondernemingen. Beter in-
zicht in de inkoopprocessen kan ook leiden tot een beeld van
wat de organisatie zelf zou moeten doen en wat een derde zou
moeten doen.
Operationele flexibiliteit van de inkoopprocessen. Efficiënte in-
richting van de inkoop- en verwervingsprocessen vergroot de
kansen om de processen bij te sturen wanneer de dagelijkse
vraag naar goederen en diensten vanuit de onderneming hier-
naar verlangt.
Standaardisatie van producten c.q. productinformatie en reductie
van het aantal leveranciers. De vraag is of standaardisatie een
benefit is van E-Procurement of eerder moet worden gezien als
een voorwaarde.
Transparantie van de markt. Structurering van de inkoop- en
leverprocessen gecombineerd met het gebruik van internet leidt
tot een grotere transparantie van de markten. Het biedt betere
en objectievere vergelijkingsmogelijkheden van zowel leveran-
ciers als (van) goederen en diensten. Hier ligt de bron voor de
verlaging van inkoopprijzen van goederen en diensten. Eén van
de ontwikkelingen die daar mede aan bijdraagt is de marktglo-
balisering.
Versterking van partnerhips. E-Procurement leidt tot een nau-
were samenwerking tussen inkopende, leverende en recentelijk
ook intermediaire organisaties. Er moet bijvoorbeeld afstem-
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
C746017
ming plaats vinden over contractvoorwaarden, de wijze van ge-
gevensuitwisseling, e.d. Gevolg is dat bedrijven nieuwsgieriger
worden ten aanzien van elkaar primaire processen.
Professionalisering van de inkoopfunctie. Voortkomend uit de
hierboven beschreven benefits wordt de inkoopfunctie nieuwe
stijl, de mogelijkheid geboden om minder tijd te besteden aan
operationele inkoopactiviteiten en zich te concentreren op meer
strategische en tactische inkoopvraagstukken.
Leveranciersreductie.
9. De benefits
Uit het onderzoek blijkt in de eerste plaats, dat er voordelen zijn te
behalen met E-Procurement op uiteenlopende terreinen, zoals part-
nerships, procesbeheersing en productinformatie, maar ook in hoge
mate voor organisaties zelf.
De benefits worden op zowel strategisch, tactisch als operationeel
niveau geïdentificeerd. Een interessante conclusie is op voorhand
dat de inkoopfunctie in bedrijven en instellingen, juist door op ope-
rationeel niveau ICT toepassingen slim in te zetten, zich kan con-
centreren op haar meer strategische rol en lange termijn ontwikke-
ling.
Benefits zijn niet alleen te vinden in de relatie tussen inkopende par-
tij en leverende partij (reductie leveranciers, ketenverkorting, geza-
menlijke snelheid in het reageren op klantvragen). Ook in de orga-
nisatie van de betrokken partijen zelf zijn benefits te identificeren
(kwaliteit productinformatie, gemak en efficiency, etc.).
De genoemde benefits zijn in figuur 5 gerangschikt. Op de y-as is
aangegeven in welke mate de benefit strategisch of operationeel zijn;
op de x-as is aangegeven hoe de benefit vooral voor de eigen orga-
nisatie waarde heeft dan wel van belang is voor de samenwerking
met business partners (leveranciers, afnemers).
Interessante algehele conclusie die we over de benefits kunnen trek-
ken is dat E-Procurement kan bijdragen aan een algehele professio-
nalisering en kwaliteitsverhoging van de inkoopfunctie.
Verder blijkt dat benefits nauw met elkaar samenhangen. In figuur 6
is een aantal van deze verbanden inzichtelijk gemaakt. Dit betekent
dat de meeste voordelen niet op zich gerealiseerd kunnen worden.
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
C746018
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
Anderzijds betekent het ook dat als er één voordeel wordt binnen-
gehaald, er veelal meerdere gerealiseerd (kunnen) worden.
0412-0709
Strategisch
Versterking van
partnerships
Professionalisering
Transparantie markt
inkoopfunctie
Ketenverkorting
Beheersing van
processen
Flexibiliteit van
Snelheid / responsiveness
processen
Terugdringen
Standaardisatie / reductie
Maverick Buying
leveranciers
Efficiency
Kwaliteit
Operationeel
kostenbesparing
productinformatie
Te behalen in de
Te behalen in de samenwerking
organisatie zelf
met business partners
Figuur 5. Benefits.
N.B. ,,Maverick buying" is het om de officiële inkooporganisatie
inkopen van goederen of diensten (decentraal ongeautoriseerde aan-
kopen).
0412-0710
Verlaging
inkoop-
prijzen
Standarisatie
Beter
& reductie
proces
leveranciers
inzicht
Transparantie
in de markt /
concurrentie
Betere
controle over
het proces
Operationele
E-procurement
flexibiliteit van
inkoop-
processen
Terugdringen
Maverick
Buying
Minder
Versterking
fouten
partnerships
Verlaging
transactie-
kosten
Snelheid
In-Externe
Respon-
Keten-
siveness
verkorting
Verlaging
interne
voorraad
Figuur 6. Samenhang van de benefits van E-Procurement.
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460
Elektronisch inkopen van facilitaire producten en diensten?
C746019
10. Tot slot
Aan het eind van dit artikel constateren we aan aantal algemene
punten.
E-Procurement is nog volop in ontwikkeling; enerzijds leggen orga-
nisaties veel accent op het grip krijgen op het onderwerp en het
voorbereiden van de organisatie, anderzijds ontbreekt het nog aan
procesexpertise in de markt en volwassen ICT-middelen.
Er is bij de betrokkenen een duidelijk besef van het belang en de
benefits van E-Procurement voor de inkoop van (facilitaire) dien-
sten en niet-product gerelateerde goederen.
Er is bij betrokkenen nog te weinig besef c.q. inzicht in de ontwik-
kelingen en resultaten vanuit de Verenigde Staten op dit vlak. Het is
nog vaak een ver van mijn bed show en afwachten maar...
Toch zetten veel organisaties E-Procurement programma's op, ge-
richt op een aantal korte termijn doelstellingen en nieuw beleid.
Vaak wil men eerste grip krijgen op de strategische overwegingen
die zij moeten maken en de inschatting van de risico's voor het be-
drijf, gegeven de markt en de aard van de in te kopen producten en
diensten. Vervolgens worden op kleine schaal experimenten (pilots)
opgezet om te leren van de benefits, de risico's en de eventuele kos-
tenbesparingen, en bij succes wordt een implementatie op grotere
schaal opgezet. Bijvoorbeeld om het effect, de rol en de benefits van
,,State- of the art" internettools te begrijpen en testen.Ten derde wil
men de ,,quick wins" realiseren (met name met ICT) die moeten zor-
gen dat de gehele ,,Business case" voor uitrol van E-Procurement op
grotere schaal valide is voor het topmanagement. Vaak zijn vaar-
digheden op het gebied van project- en programma management be-
palend voor het succes en voortgang.
Het is voldoende om verder te investeren in E-Procurement, echter
dan dient het wel op een effectieve wijze in- en uitgevoerd te worden.
Een aantal inkoopdirecteuren ontlokte dit toch nog tot de uitspraak:
,,Wij wachten nog maar even af, laat anderen maar experimenteren
en leergeld betalen". Echter gezien het tempo waarmee vandaag de
dag bedrijven (ook via partnerships) en ICT mogelijkheden zichzelf
op dit terrein verbeteren is het de vraag is of en hoelang men zich dit
kan permitteren!
42 Management van interne en civiele diensten www.factomedia.nl februari 2003
c7400/7460